差し込み印刷のデータの読み込みはテーブルの作り方が鍵［データベースはルールを守って作る］

今回の記事では

Wordの差し込み印刷を設定する時に上手くデータベースを読み込めないのはどうして？

何故かちゃんと項目を表示してフィールドの設定をすることが出来ない原因を知りたい

差し込み印刷のデータベースはどうやって作るのが正しい作り方なの？

スムースに差し込み設定ができるような正しいデータベースを作るにはどう作るのが正しいの？

こういった疑問に答えます

✔差し込み印刷のデータベースの正しい扱い方のテーマ

①差し込み印刷でデータベースをちゃんと読み込むにはテーブルの作り方が鍵です

②データベースを正しく作るには基本的なルールを守って作ることが一番重要です

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「差し込み印刷のデータベースの正しい扱い方のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

今回の内容を一緒にやりたい場合は▼のファイルをダウンロードして下さい

差し込み印刷でデータベースをちゃんと読み込むにはテーブルの作り方が鍵です

差し込み印刷でデータベースを問題無く読み込むにはテーブルの作り方が鍵になります

なぜなら、差し込み印刷というのはデータベースのデータを上から順に読み込むことで表示する内容の表示をしているからです

差し込み印刷を使うと自分の作ったレイアウトに合わせて名前や住所などのデータを自動的に切り替えて表示してくれる便利な機能です

ただ、大元になるデータベースの作り方によっては上手く設定出来ないケースがあります

今回は、差し込み印刷を設定しようとした時に上手く設定出来ない原因と対処法・正しいデータベースの作り方について解説していきます

もし、差し込み印刷の基本に不安がある場合は「Wordで同じ文書の一部を自動変更するなら差込印刷」という記事を参考にして下さい

差し込み印刷のフィールド設定をしようとすると上手くいかないことがあります

その原因の一つがExcelなどのデータベースの作り方が原因になることがあります

差し込みフィールドの挿入をしようとするとこんな風に「F◯」という表示になって上手く設定で気ない時があります

その原因はこんな風に「タイトルなどの行が設定」されていることにあります

データベースの正しい作り方については後半で解説しますが、なるべくならタイトルは付けないのが最善です

ただ、どうしてもタイトルは残しておきたいこともあると思いますのでその対処方法について解説していきます

原本は残しておいてコピーしたシートを参照する方法

まずは、一番簡単な原本を残してコピーしたシートを差し込み印刷の参照先に指定する方法についてやり方を見ていきましょう

「原本」のシートをコピーします

タイトル行を削除します

コピーしたシートの名前は「コピー」としました

これで項目名から始まる表が完成しました

Excelファイルを「上書き保存」して閉じておきましょう

Wordファイルを開きます

「差し込み文書」タブをクリック

「差し込み印刷の開始」グループにある「宛先の選択」ボタンをクリック

一覧から「既存のリストを使用」をクリック

データベースのExcelをクリック

「開く」ボタンをクリック

テーブルの選択ダイアログが表示されるので「コピーシート」をクリック

「OK」ボタンをクリック

「差し込み文書」タブをクリック

「文書入力とフィールド設定」グループにある「差し込みフィールドの挿入」の「▼」をクリック

一覧から「郵便番号」をクリック

それぞれの項目のフィールドを挿入します

「結果のプレビュー」をクリックすると、こんな風にちゃんと表示されます

つまり、正しいデータベースを別のシートに作ることで、Wordの差し込み印刷を設定出来たというわけです

こんな風に原本をコピーしてデータベースを別シートにに作ってもOKです

シートをコピーしないでフィールドを設定する方法

次はシートのコピーをしない方法について見てみましょう

Excelを操作したいのでWordは閉じておきましょう

項目名を含む差し込み設定をしたい範囲を選択

「名前ボックス」に「名刺データ」という名前を設定

範囲に名前が設定されたか確認したいので「名前ボックス」から「名刺データ」という名前をクリック

指定した範囲が選択されればOKです

Excelは上書きして閉じておきましょう

Wordを開いて「既存のリスト」をクリック

「データベース」を選択して「開く」ボタンをクリック

「データの選択」ダイアログが開くので一覧から「名刺データ」選択

「OK」ボタンをクリック

「差し込みフィールドの挿入」ボタンをクリック

一覧から「郵便番号」をクリック

その他の項目も設定出来たら「結果のプレビュー」で見てみると問題無く各項目の表示が出来ました

こんな風に今作っているデータ範囲をそのまま使いたい時は「範囲に名前を付ける」という方法でフィールドの挿入をすることが出来ます

どちらの方法も今のレイアウトをどうしても変更したくない時に使えるので目的に合わせて活用しましょう

繰り返しになりますが、差し込み印刷でデータベースを問題無く読み込むにはテーブルの作り方が鍵になります

データベースを正しく作るには基本的なルールを守って作ることが一番重要です

データベースを正しく作るには基本的なルールを守って作ることが重要で、作り方にはルールがあります

なぜなら、データベースというのは作り方にルールが有るのでそのルールを守るとスムースにデータ連携が出来るからです

データベースとは簡単に言うと「データの集まり」のことを言います

ただ、データベースには「単純だけど重要なルール」があり、差し込みフィールドの設定でも活用するのでデータベースのことについて理解しておきましょう

さっきも出てきたこんな風にまとめられた表は「データベース」ではありません

なぜなら、タイトル用の行が３行設定されていたり、セルが結合されているからです

正しいデータベースはこんな風に最初の行が全て「見出し」から始まっていることが最初の条件です

また、１行につき一人分のデータを入力することがルールです

もちろんセルの結合はNGです

つまり、氏名・メールアドレスなどの項目名があったら「Aさんの名前・Aさんのメールアドレス」のように決められた内容を１行に入力する

これがルールになります

単純ですが重要な決まりです

このルールに従っていないと今回のように項目名の設定などが出来ないなどのトラブルの原因になってしまうのでデータベースの作り方は覚えておきましょう

ちなみにデータベースの作り方を守っていれば、こんな風に何行目にどんな内容が入力されているか？

目で見て分かるように色分けしたいり、背景色やフォントの色の設定をしても問題ありません

要は１行目に「項目名」「１行に一人の情報」「セルの結合などセルを加工しない」というルールを守れば結構自由がきくという訳です

ルールを守ればスムースな設定ができるので覚えておきましょう

繰り返しになりますが、データベースを正しく作るには基本的なルールを守って作ることが重要で、作り方にはルールがあります