差し込み印刷の重複データはデータベースで整理［ラベル切替の重複は目的違いから］

今回の記事では

Wordで差し込み印刷をしていたらデータベースの中に重複しているデータを見つけた

こんな時はどんな方法を使って重複したデータを削除したら良いのかなるべく簡単な方法が知りたい

差し込み印刷でラベルを印刷しようとすると何故か重複してしまうのはどうして？

どんどん次のページに切り替えているのにどうしてこんなことになってしまうのか教えてほしい

こういった疑問に答えます

✔ラベル印刷でデータが重複した時の対処法のテーマ

①差し込み印刷で重複したデータがある場合はデータベース側で重複削除をするのが正解です

②ラベル印刷の時にラベル切り替えをしても重複するのはページの切り替えでは無いからです

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「ラベル印刷でデータが重複した時の対処法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

今回の内容を一緒にやりたい場合は▼のファイルをダウンロードして下さい

差し込み印刷で重複したデータがある場合はデータベース側で重複削除をするのが正解です

差し込み印刷で重複したデータが有る場合は、Excelなどのデータベース側で重複を先に削除するのが正解です

なぜなら、Excelは重複データを削除することは簡単なので先にデータを整理した方が効率的だからです

差し込み印刷でラベルなどを作っていると同じ人の物を作ってしまうことってありますよね

データベースに後からどんどん情報を追加していくと気づかない間に同じ人の情報を追加してしまうなんてことは実務ではよくある話だと思います

そんな重複しているデータを削除するにはいくつかの方法がありますが、一番手っ取り早いのはExcelの機能を使って削除する方法です

今回はそんな重複データの削除方法について解説していきます

こんな風にラベルなどを作った時に同じ人の情報が設定されてしまうことがあります

今回は分かりやすいように黄色で塗り分けています

原因は元になっているExcelファイル(データベース)に同じ人の情報が入力されているからです

この問題を解決してみましょう

Excelで重複データを削除する

最初はExcelを使って重複データを削除してみましょう

やり方はすごく簡単なのでサクッと出来ますよ

Excelの操作になるのでWordは閉じておきましょう

「データ」タブの「データツール」グループにある「重複の削除」ボタンをクリック

「重複削除」ダイアログが表示されるので「OK」ボタンをクリック

重複データを自動的に見つけて削除し、重複していないデータを残してくれます

忘れずに「上書き保存」したらExcelファイルを閉じます

Wordを開き直すとデータの連携確認をされるので「はい」をクリックして開きます

その結果、内容がちゃんと更新されました

こんな風にExcelの機能を使えば重複データをサクッと削除することが出来るので重複してしまったらチャレンジしてみましょう

Wordの機能を使って削除する

次はWord側で重複データを削除する方法も見ておきましょう

「差し込み文書」タブの「差し込み印刷の開始」グループにある「アドレス帳の編集」ボタンをクリック

「差し込み印刷の宛先」ダイアログが開くので「重複チェック」をクリック

重複しているデータの「チェックボックス」をクリック

全ての重複項目のチェックをはずしたら「OK」ボタンをクリック

「OK」ボタンをクリック

これで重複データは無事表示されなくなります

こんな風に重複データがある時は、ExcelでもWordでも除外することは出来ますが、効率などを考えるとExcelで重複データを削除するのが一番簡単な方法です

作業自体はすごく簡単なのでチャレンジしてましょう

繰り返しになりますが、差し込み印刷で重複したデータが有る場合は、Excelなどのデータベース側で重複を先に削除するのが正解です

ラベル印刷の時にラベル切り替えをしても重複するのはページの切り替えでは無いからです

ラベル印刷をする時にラベルを切り替えても同じ人のデータが表示されてしまう原因は、重複ではなくレコードの切り替えだけだからです

なぜなら、レコードの切り替え機能は次の印刷を見る機能ではなく次のデータに表示を送る機能だからです

まずは印刷とレコード切り替えで勘違いしやすい状況を見てみましょう

こんな風に「ウィザード機能」を使っていると印刷の段階でラベルの設定内容が印刷プレビューに見えます

そこで「レコードの切り替え」ボタンを押します

そうすると２番目(右に)配置されていた名前が左に移動します

これは「レコードを切り替える=一番左のセルをどんどん移動していく機能」だからです

試しに最後のレコードに切り替えるとそれ以降の内容は全て無くなってしまいます

理由はもう表示するものが無いからです

このレコードを切り替える機能を使ってWordの標準の印刷機能で印刷する

これを繰り返そうとすると、内容がほぼ重複してしまうことになるという訳です

本来ラベルを印刷する時は、ウィザードの場合「各ラベルの編集」をクリック

「OK」ボタンをクリック

これで問題なく印刷することが出来ます

もしくは「差し込み文章タブ」の「完了と差し込み」ボタンをクリック

表示されたリストから「個々のドキュメントの編集」をクリック

「OK」ボタンをクリック

コチラの方法でも問題なく印刷することが出来ます

差し込み印刷のレコードの切り替え機能は、意外と混乱の原因になることが多いので気を付けて下さい

ポイントは、レコードとは内容を切り替える機能であって印刷イメージ(プレビュー)の切り替えでは無いということを覚えておきましょう

繰り返しになりますが、ラベル印刷をする時にラベルを切り替えても同じ人のデータが表示されてしまう原因は、重複ではなくレコードの切り替えだけだからです