ポイントさえ掴めば超簡単Wordで表を作るコツ

今回は、Wordの基礎編第3弾です。

Wordを使っていると、表を作りたくなることがありますよね。

私はよくあります。発作的にこれ表にした方が分かりやすいなって思うことが。

そんなのお前だけだよ！！　って突っ込まれそうですが、普段はエクセルを使うことが多いので、癖になっているだけでしょうか。

今回は、そんな表の使い方をちゃちゃとマスターしちゃいましょう。

そんな感じでWordの基礎編第3弾スタートです。

Step1.表を使うときの特徴と目的を決めよう！！

表を使うときは、1つ特徴があります。

それは、表を挿入したときは、最後に1行文の改行が必要ということです。

言葉では伝わりにくいので、実際にWordに表をめいいっぱい入れてみましょう。

こんな感じで用紙いっぱいに表を入力すると、必ず改行マークが強制的に挿入されます。

これは、仕様といって変更できない設定になっているので把握しておきましょう。

注意点は、無理にギリギリまで表の行を用紙の最後まで入力すると、強制的に次の用紙に改行マークが挿入されてるので、印刷したときに1ページのはずが、2ページになってしまうことがあるので注意しましょう。

次は、表を挿入するための目的をはっきりさせておきましょう。

本当に表にする必要があるかどうかは、結構重要だったりします。

理由は、むやみに表にして作ってしまうとあとから編集するときに苦労するからです。

じゃあ、どんなときに表を使うと便利なんでしょうか。

それは……。

料金表のように項目と金額などを整理して見せたいときに有効です。

次のステップでは、実際の完成版をもとにして表の挿入をしてみましょう。

Step2.表を挿入して見やすい料金表を作ってみよう。

早速ですが、今回はこんな感じの表を作成してみましょう。

実際に作業したい場合は、料金表のサンプルを用意したのでダウンロードしてみて下さいね。

表を使って書類を作るときのコツは、セルの結合(分割)・文字の配置・行列の追加・削除の方法を抑えることです。

その他のことは、あとから覚えれば十分です。

早速、作り方を順を追って見ていきましょう。

タイトルと表の挿入をしましょう

まずは、タイトルを入力して1行空けて3行目をクリックしておきましょう。

この位置に表を挿入します。

表の挿入は、『挿入タブ』→『図グループ』の『表』をクリック

2行2列分の範囲を選択します。(選択されている部分はオレンジ色になります)

表が挿入されると、『表ツールというリボン』が表示されます。

表の設定を行うときは、表ツールの『デザイン』『レイアウト』タブを使って設定するということを覚えておきましょう。

表の基本を抑えておこう

さて、作業を続ける前に一度表の基本を抑えておきましょう。

まず、表には各場所に呼び方があります。

とは言っても簡単なので心配いりませんよ。

エクセルを使い慣れている人であれば、聞き慣れた言葉が多いんですがWordで表を扱うときのポイントは、「行列とセル」という言葉です。

行と列についてピンと来ない場合は、行列方向と7種のショートカットでも紹介してるので、見てみてくださいね。

セルとは、表の1つの枠のことを言います。

言葉だけだと分かりづらいのでイメージは図を見てみましょう。

こんな風に各部分は名前があります。

表を扱うときは意外と重要な用語になってくるので、今のうちに慣れておきましょう。

表は行・列数を気にせずに挿入するのがコツ！！

表を挿入するときによくこんな質問をされます。

「何行何列の表を作ったらいいですか？」

そういう時の答えは決まって、「好きなサイズで大丈夫」です。

そんなアバウトで本当にいいの？　って思われるかもしれませんが、問題ありません。

どうしてか？　答えは簡単です。

実務では、あとから追加したり削除しながら表を作ることが当たり前だからです。

つまり、自分で考えて自分で作るというのは当たり前の作業で、あとから調整するしか無いからです。

そんな作業をする上で最初から正確な表を作ることはほぼ不可能ですよね。

極端な話、1行１列の表から始めてもいいんですが、表を作るときは、１行目にタイトルがきて、最低２列の項目くらいはあるので、２✕２の表を挿入しておけばOKなんですよ。

ポイントは、行と列の挿入と削除の方法を抑えておくことです。

これを知らないと表を作ることができないので、まずは基本操作を覚えてみましょう。

①タイトルになる項目を入力しましょう。

②列数が足りないので「サイト使用料」のセルをクリックします。

セルを選択した状態だと表ツールが表示されるので、その中の「レイアウトタブ」の「行と列グループ」の「右に列を挿入」を2回クリックします。

③目的通り、2列追加されました。

ただし、あとで列が少ないと思ったら、 いつでも調節できるので列数は適当で構いません。追加方法は、今回と同じです。

④次に行の挿入をしてみましょう。方法は、列の挿入とほぼ一緒です。

「サイト使用料」のセルをクリックし、 表ツールが表示されるので、その中の「レイアウトタブ」の「行と列グループ」の「下に行を挿入」を6回クリックします。

⑤無事に6行分入力されました。

今回は、ピッタリの行数を追加していますが、列と同じで適当な行数を追加しましょう。行数が足りない場合は、あとで追加すれば良いので適当に挿入してもOKです。

⑥各項目を入力しましょう。

ただ、入力する場所は考えて入力するようにしましょう。

⑦入力が終わるとこんな感じです。

ここまでは入力だけしましょう。書式の設定は最後にまとめてやるのがコツです。

行・列の削除と表の自動調整機能を使って表の編集方法を覚えよう

次は、行列の削除方法を覚えちゃいましょう。

これを覚えておかないと表の編集が出来ないので困ってしまいます。

早速、列の削除から始めましょう。今回は、練習用に2行2列分追加しています。

①列の削除方法は、挿入のときとほぼ同じです。

1. 削除したい「列の任意のセル」をクリック
2. 「表ツール」の「レイアウトタブ」の「行と列グループ」の「削除」をクリック
3. 「列の削除(C)」をクリック

1列分削除したので右側に1列分のスペースが空きました。

同じ要領で、残りの1列も削除しておきましょう

②次は、行の削除をしてみましょう。

要領は、列の削除と同じです。

1. 削除したい「行の任意のセル」をクリック
2. 「表ツール」の「レイアウトタブ」の「行と列グループ」の「削除」をクリック
3. 「行の削除(R)」をクリック

③同じ要領で2行目も削除してみましょう。

これで削除の方法は終了です。表の編集の基本はこれだけなので覚えてしまえば簡単ですね。

ただし、ここで問題になるのが列を削除したときに表が小さくなってしまうことです。

実は表を扱うときに厄介なのが、この表を直したいときです。

表を直す時は、手動でも直すことが出来ますが、手動でやろうとすると、1列(行)の幅(高さ)がバラバラになってしまいます。

これが厄介です。

ただし、これを簡単に解決する機能があります。

それは、『表の自動調整機能』です。

では、自動調整機能ってなんでしょう？実は「詠んで時のごとく」表を自動的に調整してくれる機能のことです。

まあ、そう入っても「百聞は一見に如かず」です。

実際に小さくなった表の幅を余白に合わせて自動で調整してみましょう。

①表の任意のセルをクリックしておきましょう。

「 表ツール」の「レイアウトタブ」の「セルサイズグループ」の「自動調整」をクリック しましょう。

②「ウィンドウ幅に調整」をクリックします。

③これでOKです。自動的に修正できていれば、問題ありません。

この機能を使えば、簡単に表の調整ができます。

きれいに調整できるので簡単便利です。

意外と知らない人が多いので、ぜひ覚えておきましょう。

セルの結合と背景色の調整をして仕上げよう

セルの結合は、結合したいセルを正確に選択することです。

①マウスカーソルの形が「小さな黒色の矢印」になったら1行目を選択します。

マウスカーソルの形には注意しましょう。カーソルの形はできることが違うのでゆっくり落ち着いて操作しましょう。

Wordの表が嫌いという人の多くは、この基礎知識がきちんと理解できていない人が多い傾向にあるんですよ。

セルの結合は簡単です。

②「表ツール」の「レイアウトタブ」の「結合グループ」の「セルの結合」をクリックすれば、結合してくれます。

③無事に結合ができたら、他のセルも結合しましょう。

④全てのセルの結合ができると下図のような表になります。

⑤タイトルのセルを選択して、ホームタブ各設定をしましょう。

文字の大きさ・書体・中央揃えを選択します。 今回は、フォントサイズ「18」・フォントの種類「HGS創英角ポップ体」・「中央揃え」を設定しました。

⑥次にセルの塗りつぶしを設定します。

塗りつぶしたいセルをクリックして選択します。

セルの背景色は、「表ツール」の「デザインタブ」の「表のスタイル」グループの「塗りつぶし」をクリックします。 今回は緑色を設定しました。

⑦文字をセルの「ど真ん中」に設定したい場合は、表ツールを使います。

「表ツール」の「レイアウトタブ」の「配置グループ」の「中央揃え」をクリックすればOKです。

⑧仕上げに文字の色を白色にすると文字が目立ちますね。

他の項目もホームタブを使って「中央揃え」や「右揃え」を使って表の内容を整えてみましょう。

⑨ここからは「裏技？」です。

「サイト使用料」の文字は改行していますが、「サイト」と「使用料」の間が空いてしまっていますね。

そんな時は、あまり知られていない方法で修正します。 「サイト使用料のセル」を選択した状態で、「ホームタブ」の「段落グループ」の「オプションボタン」をクリックします。

⑩段落のオプションタブをクリックすると、「１ページの行数を指定時に文字をグリッド線に合わせる(W)」をクリックします。

チェックボックスのチェックをクリックして、チェックを外します。

⑪OKボタンを押します。

文字の間隔が詰まっていればOKです。

あとは、同じように各書体を整えれば完成です。

表の作成のまとめ

どうでしたか？　今回のWordの表の作り方でした。

覚えてしまえば簡単なんですが、簡単でいて意外と奥深い表の作り方です。

今回のポイントは、表ツールを使えば簡単に表の作成ができるということです。

もう一つのポイントは、マウスカーソルの形をキチンと把握しましょう。

Wordを使いこなす上で非常に大切なポイントです。

カーソルの形をきちんと理解していない人って意外と多いんですよ。

そうすると、表をきちんと作ろうとしてもなんだかよくわからない間にいい加減な設定をしたあとで編集しにくい表を作ってしまうことになります。

最初は、覚えることが多いのでイライラしてしまうこともあるかもしれませんが、「千里の道も一歩から」急いでいい加減なものを作るのではなくあとで編集する人のことも考えて、きれいな表の作り方をマスターしてみてくださいね。

今回は、サンプルファイルを最初と最後に用意しておくので、是非料金表のサンプルをダウンロードしてチャレンジしてみて下さい。

次の記事に進む　→　第4回　書式設定はコピーで捗る！！書式のコピペはこう使え

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素敵なOfficeライフを楽しんじゃいましょう。

それでは、次回お会いしましょう。

バイ　バイ！！