差込印刷のExceデータベースは基本の理解が最優先［差込印刷の基本は項目設定］

今回の記事では

差し込み印刷で使うデータはExcelで作る方が良いって聞いたけどどうやって作ったら良いの？

Excelを使ったデータの作り方の基本を改めてちゃんと教えてほしい

Wordの差し込み印刷を使って書類作りをするにはどんな風に設定したら良いの？

ラベルやハガキのようにテンプレート化していない書類への反映方法を知りたい

こういった疑問に答えます

差し込み印刷機能の基本とデータベースの作り方のテーマ

①Excelでまとまったデータを作るにはデータベースの基本を理解するのが最適解です

②Wordの差し込み印刷の設定は基本が理解できれば簡単に設定した項目を活用出来ます

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「差し込み印刷機能の基本とデータベースの作り方のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

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Excelでまとまったデータを作るにはデータベースの基本を理解するのが最適解です

Excelでまとまったデータを作るにはデータベースの基本を理解して作るのが最適解です

なぜなら、データベースには作り方のルールがありそのルールに従うことで差込用の書類が簡単に作れるからです

まずは完成したデータベースを見てみましょう

データベースとはこんな感じです

簡単に言うと「同じルールで入力された情報の集まり」のことを言います

(入力されたデータは全てダミーデータですが、一部念のため隠してあります)

それでは、実際にデータベースを作っていきましょう

データベース用のExcelを新規で作り「項目名」を入力します

本来は1件ずつ入力するだけですが、今回はダミーデータを使いたいので「疑似個人情報データ生成サービス」様のサイトからデータをダウンロードさせていただきます

「生成を開始する」ボタンをクリック

「生成項目」から「氏名」・「住所」をチェック

「生成条件(オプション)」で件数や年代の調整が出来ます

「生成」ボタンをクリック

ダウンロードしたいファイルの種類から「MicrosoftExcel」のラジオボタンをクリック

左側の「ダウンロード」ボタンをクリック

ダウンロードされたファイルを開きます

ダウンロードしたファイルを開こうとすると警告ダイアログが開くので「はい」ボタンをクリック

開いたファイルは住所が分かれているので「H2」のセルに「=C2&D2&E2&F2」と入力

これで複数列に分かれた住所が一つになりました

住所が出来たら「フィルコピー」して「H2セル～H11セルの範囲」をコピー

最初に用意したExcelファイルの住所の項目に「値のみ貼り付け」をします

一緒に「氏名」・「郵便番号」も貼り付けておきましょう

最後は建物と「部屋番号の範囲」をダウンロードしたファイルからコピーします

同じ要領で用意しておいたファイルに「値のみ貼り付け」をしましょう

仕上げに貼り付けた範囲を「テーブル」として設定します

「A1のセル」を選択

「ホーム」タブの「テーブルとして書式設定」ボタンをクリック

表示された一覧から好きなデザインをクリック

「テーブルの作成」ダイアログが表示されるので「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」の項目にチェックを入れる

「OK」ボタンをクリック

コレで無事にデータベースが出来上がりました

今回はダミーデータを使いたかったので手間が多かったですが、直接入力してデータベースを作ってもOKです

ただ、データベースの作り方にはルールがあります

こんな風に住所をセル内で改行をするのは禁止です

必ず1行につき1人分のデータを入力

1列につき1つの項目を入力する

これがデータベースのルールです

覚えてしまえばすごく簡単ですがこのルールを無視するとあとで面倒なことになるのでルールを守ってデータベースを作りましょう

もし、データベースと差し込み印刷の設定が上手くいかない時の対応法について知りたい時は「差し込み印刷のデータの読み込みはテーブルの作り方が鍵」という記事で解説しているので参考にして下さい

繰り返しになりますが、Excelでまとまったデータを作るにはデータベースの基本を理解して作るのが最適解です

Wordの差し込み印刷の設定は基本が理解できれば簡単に設定した項目を活用出来ます

Wordの差し込み印刷の設定は基本の理解が出きれいれば、簡単に設定した項目を設置して活用することが出来ます

なぜなら、差し込み印刷を設定する時はデータベースの項目をどこに設置すれば良いのか設定するだけで自動的に入力をサポートしてくれるからです

最後に差し込み印刷の設定方法の基本について解説していきます

作業自体はすごく簡単なので気楽に設定してきましょう

今回はラベル作成の機能を使って設定するのでラベル作成が分からない場合は「ラベル印刷WordとExcelの連携で簡単作成」という記事で解説しているので参考にしてみて下さい

まずは適当なラベル設定をします

「差し込み印刷文書」タブの「宛先の選択」ボタンをクリック

一覧から「既存のリストを使用」をクリック

今回の住所録のデータベースのExcelファイルを選択

「開く」ボタンをクリック

2つのシートがあるので今回は「作成」というシートを選択

「OK」ボタンをクリック

「差し込みフィールドの挿入」ボタンをクリック

一覧から「郵便番号」をクリック

同じ要領で他のフィールドを設定

結果のプレビューボタンをクリック

内容がちゃんと表示されれば、まずはOKです

「複数ラベルに反映」ボタンをクリック

これで他のラベルにもデータベースに入力した内容が挿入されました

こんな風に差し込み印刷は簡単に設定出来るので何度か繰り返し設定して操作に慣れてみましょう

基本が分かればすごく簡単なでぜひ試してみましょう

繰り返しになりますが、Wordの差し込み印刷の設定は基本の理解が出きれいれば、簡単に設定した項目を設置して活用することが出来ます