ExcelでA4サイズ書類をキレイに作る［改ページプレビューで1発調整］

今回の記事では

ExcelでA4サイズの書類を作りたいんだけど上手くいかない

どうしたらキレイにA4サイズに収まる書類が作れるの？

A4サイズの書類の外側に補足情報を書いたら印刷結果がいつも2枚以上になっちゃう

補足情報は残したままでA4用紙一枚だけ印刷するにはそのたびに設定が必要なの？

こういった疑問に答えます

✔ExcelでA4用紙に収まる書類の上手な作り方のテーマ

①ExcelでA4サイズの書類をキレイに作るには用紙設定をマスターしよう

②A4用紙サイズより外側は「改ページプレビュー」なら1発で調整出来ます

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「ExcelでA4用紙に収まる書類の上手な作り方のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

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ExcelでA4サイズの書類をキレイに作るには用紙設定をマスターしよう

Excelで書類をキレイに作りたい場合は用紙の設定方法を覚えることが第一です

なぜなら、Excelは巨大なシートという用紙で出来ているので用紙設定について知らないと何枚も無駄紙を印刷してしまうことになるからです

それでは用紙の設定方法の基本から押さえていきましょう

まず、A4縦のレイアウトの設定を確認する方法を見てみましょう

最初の状態だとどこまでが用紙に収まるサイズなのか分かりません

なので「ページレイアウト」タブの「ページ設定」グループにある「サイズ」ボタンをクリックすると、A4(縦向き)があるのでクリックします

結果、グレーの点線が表示されてどこまでがA4用紙の範囲なのか簡単に知ることが出来ます

コレが一番シンプルなExcelで印刷範囲を知るための方法です

では、実際にセルに適当な文字を入れて印刷される範囲をチェックしてみましょう

「あ～こ」までの文字を境界線を無視して入力してみます

印刷プレビュー画面を見ると「1／2」となって「く」までしか表示されていないですね

つまり、「け・こ」は2ページ目に印刷されることになります

逆を言えば線の内側に内容を収めれば、ちゃんとA4用紙1ページに納めることが出来るということです

こんな時にどうしても1枚の用紙に収めたい場合はどうしたら良いのでしょうか？

やり方は色々とありますが、シンプルな方法を2つ紹介します

最初に「A1セル～H39」のセル範囲を選択しておきましょう

この範囲は1ページに収まっている範囲になります

範囲選択した状態で「ページレイアウト」タブの「ページ設定」グループにある

「印刷設定」ボタンをクリックして「印刷範囲の設定」をクリック

印刷プレビューを見てみると、1／1ページになって「あ～く」までが表示されました

こんな風に印刷範囲を手動で限定することが出来ます

もう一つの方法が列自体を削除する方法です

「け・こ」の列がなければ2ページ目は印刷されなくなります

「I1セルとJ1セル」を範囲選択します

「ホーム」タブの「セル」グループにある「削除」ボタンにある「▼」ボタンをクリック

「シートの列を削除」をクリック

これで1シートに収まるので、列を削除しても良いのであれば、この方法を試してみて下さい

こんな風に用紙の設定や列の削除などをしてA4サイズに内容が収まるようにしてみましょう

繰り返しになりますが、Excelで書類をキレイに作りたい場合は用紙の設定方法を覚えることが第一です

A4用紙サイズより外側は「改ページプレビュー」なら1発で調整出来ます

A4サイズより外側の文字を印刷したく無いなら「改ページプレビュー」で調整するのが正解です

なぜなら、改ページプレビューは手軽に印刷範囲を設定することが出来るからです

今回は、カレンダー作りをベースに用紙の範囲外の文字を残したまま印刷範囲を限定する方法を解説します

今回は、用紙の向きを横方向にしていますが設定方法は「縦でも横でも同じ」です

まずは完成しているカレンダーをチェックしましょう

このカレンダーは用紙の範囲ギリギリで作っています

つまり、カレンダーの範囲外に文字などを入力してしまうと複数ページになってしまいます

では、2ページ以降になってしまう範囲の外側に文字を入力してみましょう

こんな感じで修正点を入力します

ただ、コレだけだと修正内容に関する書き込みは2ページ目に印刷されてしまいます

でも、修正に関するメモ書きなのでそのままとっておきたい

そんな時は改ページプレビューを使って印刷範囲を設定します

画面右下の「改ページプレビュー」ボタンをクリック

印刷範囲に青い線が惹かれるので修正書きの右側にマウスカーソルを合わせます

「マウスカーソルの形が両方を向いた矢印マーク」になったらカレンダーの右端までドラッグして調整します

青い線がカレンダーにぴったりあっていればOKです

画面右下の「通常表示ボタン」をクリックしたらOKです

こんな風に手軽に印刷範囲を設定出来ます

最後に横方向を1ページに納める設定もしてみましょう

「ページレイアウト」タブの「拡大縮小印刷」グループにある「横」項目のリストをクリック

「1ページ」をクリック

これで横幅を1ページに納めるように自動的に設定してくれます

ただし、横長な書類は縮小されて印刷されるのでその点は気を付けて下さい

こんな風にExcelでA4用紙に収まるように設定する方法は色々とあるので目的に合わせて設定しましょう

繰り返にしなりますが、A4サイズより外側の文字を印刷したく無いなら「改ページプレビュー」で調整するのが正解です