今回の記事では
ピボットテーブルのデータを並び換えをするにはどうしたら良いの？
たくさんフィルターがあって何がなんだか良く分からない
ピボットテーブルを自分のルールに合わせて並び替える方法って無いの？
昇順や降順以外にオリジナルの並び替えが出来たら便利なのに
こういった疑問に答えます
✔ピボットテーブルの並び替えのコツのテーマ
①ピボットテーブルの並び替えは基本を抑えておけば簡単です
②ユーザー設定リストを使えばオリジナルの並べ替えは可能です
この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら
ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に
「ピボットテーブルの並び替えのコツのテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています
今回の内容を一緒にやりたい場合は▼のファイルをダウンロードして下さい
■ピボットテーブルの並び替えは基本を抑えておけば簡単です
ピボットテーブルの並べ替えは基本を学べば簡単に設定できます
なぜなら、フィルター機能が設定されているだけなのでどのボタンが何に対応しているのか分かってしまえばサクッと操作出来るからです
それでは具体的な操作方法について解説していきます
前提として「データベース」と「ピボットテーブル」の各シートは用意されている前提で話を進めていきますが、ピボットテーブルの基本が不安な場合はまず「ピボットテーブルは情報分析に特化した表」で基本を押さえてから読み進めて下さい
今回は「果物在庫管理表」というデータベースを元に作業を進めていきます
データベースはこんな感じです
シンプルなテーブルです
ピボットテーブルはこんな感じで果物の名前や在庫数が月別で集計されています
まずは、果物の並び替えからやってみましょう
行ラベルのフィルターをクリックしてみましょう
行ラベルとは「行項目」と同じ意味です
行の項目名は「アケビ」や「アセロラ」といった果物の名前ですよね
つまり、行の対象は果物名なので行ラベルの並び替えの対象は果物名ということになります
今は昇順に並び替えられているので「降順」で並び替えをしてみます
並び替えのダイアログの「降順」をクリック
ちゃんと降順で並び替えられましたね
では、列ラベルもあるので同じようにフィルターをクリックしてみましょう
列ラベルの考え方はさっきの行ラベルと一緒です
列には日付が入力されているので日付の並び替えをします
行と同じように「降順」で並び替えをしてみましょう
ちゃんと「日付が降順」で並び替えられました
操作はすごく簡単ですよね
こんな風に目的に応じて並び替えをすることで色々な分析をすることが出来るのがピボットテーブルの最大のメリットです
ここで「行と列の両方」の並び替えを昇順に戻しておきますね
今度は１月の在庫数が多い順に並び替えをしてみようと思います
ただ、フィルターが用意されていないのでどうやって並び替えをして良いかわからないですよね
まずは現状を整理してみましょう
並び替えの対象はこの範囲です
でもフィルターが設定されていないので「昇順や降順」での並び替えが出来ないですよね
そんな時は2つの方法で並び替えが出来ます
前提として並び替えたい項目を選択した上で、並び替えを実行するので対象の列のどこかはクリック(選択)しておきましょう
今回は「B5のセル」が選択されている状態です
【方法1】データタブの「並べ替え機能」を使う
「データ」タブの「並べ替えとフィルターグループ」にある「降順」ボタンをクリック
ちゃんと降順に並び替わりましたね
これが1つ目のやり方です
【方法2】右クリックのショートカットメニューから並び変える
2つ目の方法は右クリックしたショートカットメニューの中から並び替えを選ぶ方法です
やり方はすごく簡単です
ショートカットメニューの「並べ替え」→「降順」と進んでクリック
これだけです
めちゃくちゃ簡単ですね
こんな風にピボットテーブルはフィルターが設定されている項目はフィルターで並び替える
何もない場合は「並べ替え」機能で並び替えをするのが正解です
繰り返しになりますが、ピボットテーブルの並べ替えは基本を学べば簡単に設定できます
ユーザー設定リストを使えばオリジナルの並べ替えは可能です
オリジナルの並び替えをしたい場合は「ユーザー設定リスト」を使うのが正解です
なぜなら、オリジナルの並び替えは自分で設定しないとピボットテーブルには分からないからです
では具体的な方法について見ていきましょう
ユーザー設定リストを使う前に手動で並び変える方法について手順を解説していきます
この方法でも自分の思い通りに並べ替えることは出来ますが、他の並び替えがあったりするとそのたびに手動で修正する必要があります
今回は「アセロラ」と「アケビ」を入れ替えてみましょう
項目の移動のコツは「マウスカーソルの矢印に十字の矢印がくっついた状態」で移動させることです
入れ替え方法はドラッグ・アンド・ドロップなのでドラッグしましょう
移動先は緑色の線で表してくれるので目的の位置に緑の線が引かれたら
ドロップしましょう
ちゃんと操作できれば「アセロラ」と「アケビ」の項目を入れ替えることが出来ます
手動での並び替え方法は以上です
では「ユーザー設定リスト」を使った方法で並び変えをしてみましょう
G列に自分が並び替えをしたい順番で果物の名前を並べます
内容が決まったら、自分が作ったリストを範囲選択しておきましょう
※これがオリジナルの並び替えの元になります
ファイルをクリック
「その他」→「オプション」をクリック
「詳細設定」をクリック「ユーザー設定リストの編集」をクリック
「インポート」ボタンをクリック
※さっきの選択範囲をオリジナルの並び替えリストとして追加します
無事リストが追加されたら「OK」ボタンをクリック
オプションのダイアログに戻るので「OK」ボタンをクリック
※さっき作ったオリジナルの果物リストはいらないので削除してOKです
次は実際にオリジナルの並び替えをしてみましょう
ピボットテーブルを操作します
「行ラベルのフィルター」をクリック→「その他の並べ替えオプション」
「レポートが更新される度に自動的に並べ替える」のチェックボタンをクリックしてチェックを外す
「その他のオプション」ボタンをクリック
「並べ替えの第一キー」にさっき追加した自作のリストがあるのでクリックして選択
「OK」ボタンをクリック
「OK」ボタンをクリック
これで無事自分の思い通りの並べ替えが出来ます
※但し、「ユーザー設定リスト」は自分が使っているExcelしか設定出来ないので他のPCなどで同じことがしたい場合は、再度設定し直す手間がかかります
今回のように自分が決めた順番で並び替えをしたい場合は、「優先番号」などを設定して優先番号順で並び変えをするように工夫するなど必要に応じた対策は必要です
ピボットテーブルの並び替え自体は難しくありませんが、意外と奥深いので少しずつ慣れていきましょう
繰り返しになりますが、オリジナルの並び替えをしたい場合は「ユーザー設定リスト」を使うのが正解です
オススメのピボットテーブルの解説書 5選
ピボットテーブルを本で学ぶ時は次に上げるものがオススメです
本はいつでも見ることができ知識の宝庫なので読んで損なしです
スキマ時間などを活用して本で独学や教わったことを復習するなど活用の幅はたくさんあります
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