表を使った名簿は差込印刷+表で簡単作成［レイアウトの工夫は手動設定が鍵］

今回の記事では

Wordを使って簡単な操作で名簿を作れるって聞いたけどどうしたら作れるの？

表を使ってなるべく簡単な方法でサクッと作りたいけどそんなことって出来るの？

名簿を簡単な方法で作ることが出来るってことは分かったけどもう少しレイアウトを自由に出来ない？

機械的に表示する方法じゃなくもう少し自由なレイアウトで名簿が作れたらすごく助かる

こういった疑問に答えます

✔差し込み印刷を活用した名簿の作り方のテーマ

①表を使った名簿を自動的に作るには差し込み印刷の名簿と表を上手く活用するのが最適解です

②レイアウトのデザインを工夫するにはベースを作って手動で差し込み設定をするのが正解です

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「差し込み印刷を活用した名簿の作り方のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

今回の内容を一緒にやりたい場合は▼のファイルをダウンロードして下さい

表を使った名簿を自動的に作るには差し込み印刷の名簿と表を上手く活用するのが最適解です

表を使った名簿を自動で作るには差込み印刷の名簿機能と表を活用することで簡単に作ることが出来ます

なぜなら、差し込み印刷にある「名簿」機能を活用すればデータベースを元に自動的に名簿を作ってくれるからです

Wordの差し込み印刷機能はすごく便利です

フィールドを設定することでデータベースの内容を簡単に反映してくれます

しかも、1ヶ所設定すれば100件でも1,000件でも自動で同じ書式を使いながら作り変えてくれます

今回はそんな差し込み印刷の機能を使って「名簿」を作る方法について解説していきます

作業自体はすごく簡単なので心配いらないですよ

今回はこんな風に作った一人分の名簿をベースにします

差し込み印刷機能を使うとこんな風にボタンひとつで全員分の名簿をサクッと作ることができます

差し込み印刷には元のデータであるデータベースが必要なのでこんな風にデータベースを先に用意しておきましょう

今回は100件分のデータを用意してあります

「差し込み文書」タブの「差し込み印刷の開始」グループにある「差し込み印刷の開始」ボタンをクリック

一覧から「名簿」をクリック

画面自体は変わりませんが心配しなくてもOKです

次に表を挿入します

「挿入」タブの「表グループ」の「表」ボタンをクリック

「4行×2列」の範囲を選択

フィールドを挿入したい場所にカッコ書きで項目名を入力します

ただ、この設定は必要は無いので必要なら入力して下さい

次はデータベースとの連携をしていきます

「宛先の選択」ボタンをクリック

一覧から「既存のリストを使用」をクリック

「住所録」のファイルをクリック

「開く」ボタンをクリック

「テーブルの選択」ダイアログが表示されるので「OK」ボタンをクリック

「差し込みフィールドの挿入」の「▼」ボタンをクリック

一覧から「氏名」のフィールドをクリック

続いて「郵便番号」をクリック

次は「住所」をクリック

最後に「住所2」をクリック

「結果のプレビュー」ボタンをクリック

結果を見てちゃんと反映されて入ればまずはOKです

次はレイアウトを整えていきます

デザインや配色は好みに合わせて自由に設定してみて下さい

「氏名のセル」を結合します

郵便番号の表示を修正したいので、郵便番号のフィールドを「Shiftキー＋F9キー」を押して表示させます

キーと表示形式を入力

郵便番号の表示方法が分からない場合は「Wordの差し込み印刷の郵便番号や敬称の表示にはフィールドコード活用」という記事で解説しているので参考にして下さい

「F9キー」を押してちゃんと郵便番号が表示されればOKです

最後にデザインを整えたら準備完了です

「完了と差し込み」ボタンをクリック

一覧から「個々のドキュメントの編集」をクリック

「すべて」のラジオボタンをクリック

「OK」ボタンをクリック

その結果、新規のWordが自動的に作成されて名簿表示のファイルが出来上がりました

今回の設定は一例なので「見出し無し」や元が表なのでもう少し凝ったデザインでも自動で作ってくれます

100件分作りましたが一瞬で作ってくれるので便利そうだなと思ったら是非チャレンジしてみましょう

繰り返しになりますが、表を使った名簿を自動で作るには差込み印刷の名簿機能と表を活用することで簡単に作ることが出来ます

レイアウトのデザインを工夫するにはベースを作って手動で差し込み設定をするのが正解です

レイアウトデザインを工夫するにはベースになるレイアウトを自分で作って差し込み印刷の設定をすれば自由度が上がります

なぜなら、自分で作ったレイアウトであっても差し込み印刷機能を使うことでベースになったレイアウトを基準に自動で名簿を作ってくれるからです

自由なレイアウトとデザインをベースにして差し込み印刷を活用したい時はちょっとした設定が必要です

では、早速前半のレイアウトを活用して1ページごとにレイアウトを自動で作る方法について見ていきましょう

こんな風に1枚の用紙に6つの項目を配置したレイアウトを全てのデータを自動的に反映して作る方法について解説していきます

実際に作ってみるとこんな風に100件目まで自動的に作ってくれる便利な名簿が作れます

前半は自動で次々に作ってくれるのに対して、後半では自分で1枚の用紙の配置やレイアウトを決められる点が大きな違いです

まずは「結果のプレビュー」ボタンをクリック

作業はフィールドを表示した状態で行います

「差し込み印刷の開始」ボタンをクリックして「レター」をクリック

この状態で一番上の表を1ページに収まるだけコピーします

表の間は「1行」空けます

「氏名」のフィールドの前をクリック

「ルール」をクリックして「Next Record」をクリック

3個目以降の表にも同じように設定します

「結果のプレビュー」ボタンをクリック

設定内容がちゃんと反映したか確認します

「完了と差し込み」ボタンをクリック

一覧から「個々のドキュメントの編集」をクリック

「すべて」が選択されている状態で「OK」ボタンをクリック

これで最初に紹介した表が自動的に完成します

こんな風に目的に応じて名簿とレターの設定を使って名簿を作ってみましょう

繰り返しになりますが、名簿のレイアウトデザインを工夫するにはベースになるレイアウトを自分で作って差し込み印刷の設定をすれば自由度が上がります