仕事でパワポを作るなら3つのルールを守るが正解［見やすさはデザイン］

今回の記事では

仕事でPowerPointで資料を作る必要があるんだけどどんな風に作ったら良いのかよく分からない

作り方のポイントがあるならなるべく要点をまとめて教えてくれると助かるんだけど

PowerPointの使い方のポイントは分かってきたけど実際にはどんな風に作っていけばいいの？

作り方の流れのポイントを整理して教えてくれると分かりやすいんだけど

こういった疑問に答えます

✔仕事でPowerPointを作る時のポイントのテーマ

①仕事でPowerPointのプレゼン資料を作る基本は3つのルールを守るのが最適解です

②プレゼンの作り方のコツは見やすさについてよく考えてデザインするのが正解です

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

仕事でPowerPointを作る時のポイントに関して実体験に基づいて解説しています

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仕事でPowerPointのプレゼン資料を作る基本は3つのルールを守るのが最適解です

仕事でPowerPointのプレゼン資料を作る時は基本になる3つのルールを守ることが最適解です

なぜなら、プレゼン資料を作る時に3つの基本は最低でも守る必要があるからです

会社で働いていると自分の考えを発表する機会、つまりプレゼンテーション(プレゼン)をする時がありますよね

そうなると、分かりやすく伝えるために資料を用意しておく必要が出てきます

落語家さんや漫才師さんのように言葉や手振りでプレゼンする訳にもいかないですよね

そうなると、PowerPointのスライドを使ってプレゼンすることになりますが、いざ作ろうとするとどうやって作ったら良いか分からないですよね

そんな時のために今回は仕事でプレゼン資料を作るためのコツを解説していきます

コツと言っても難しくは無いので何度も作って慣れていきましょう

プレゼン資料の作り方については「初心者がパワポでプレゼン資料を作るなら考えの整理」という記事でも視点を変えて解説してるので参考にしてみて下さい

1つのスライドには1つのメッセージ

プレゼン資料を作るのに重要なことの1つ目はスライドには1つのメッセージを載せることです

スライドとは1ページと同じ意味ですが、1スライドには１つだけメッセージを書くのがルールです

1つのメッセージとはこんな風に「ULキャンプと登山って相性がすごく良いんだよ」ということを言いたいならそれだけに絞るということです

こんな風にキャンプと登山の荷物の量の差などの情報を載せると資料の情報量が多くなってしまうのでピンポイントで言いたいことを絞るのがコツです

要は何を伝えたいのか？　ということに注目してもらえるように「情報を削る」のが大切です

その他に言いたいことがあれば読むための資料を用意したり話をすれば伝わりますよね

フォントを統一する

次のポイントは「フォントを統一」することです

つまり、文字の種類を一緒にして全てのスライドで同じ文字の種類を使いましょうということ

例えば1ページ目のフォントが「メイリオ」だったのに2ページ目は「明朝体」だったということが無いようにしましょう

また、できる限り「タイトルの文字サイズは60」で「普通の文字のサイズは20」など強調したい部分と普通の文章の部分は、ある程度フォントサイズを一緒にするのも読みやすくするためのポイントです

こんな風にタイトルやその他の文字・資料全体が同じフォントで統一されているとキレイに見えます

一方、初心者や操作に慣れていない人が作るとこんな風にフォントの種類などを気にすること無く作ってくるといことがよくあります

これはパッと見気にしなければ気にならなさそうですが、遠目からはごまかせても違和感がある資料になるのでちゃんと一緒にしましょう

簡単に全てのスライドの書式を整える方法もあるのでサクッと見てみましょう

「表示」タブの「マスター表示」グループにある「スライドマスター」ボタンをクリック

「スライドマスター」タブが開くので「1」のスライドをクリック

これで全てのスライので書式を一緒に設定出来ます

「背景」グループの「フォント」ボタンをクリック

一覧の一番下にある「フォントのカスタマイズ」をクリック

「英数字用のフォント」と「日本語文字用のフォント」の各リストから「Time New Roman」と「メイリオ」を選択

名前のテキストボックスに好きな名前を入力

「保存」ボタンをクリック

ちなみに私のオススメのフォントは「Time New Roman」と「メイリオ」なので、最初はこれだけ覚えておけばOKです

設定は終わったので「マスター表示を閉じる」ボタンをクリック

これで、各スライドにテキストボックスなどを追加しても指定した種類に統一されるので作業前に設定しておくのが正解です

配色は白黒合わせて4色まで

最後は配色の問題です

よくあるパターンが色を使いすぎること

白黒合わせて全部で4色もあればスライドはそれだけで十分です

もちろん、写真やイラスト・テンプレートの配色は別ですが、例えば基本が緑なら緑が多いイラストや写真・背景色のものを選べば統一感はキープできます

やってはいけないのは色をバラバラにすることです

文字は「黒 or 白」とか強調したいところは「赤 or 黃」など決めておけばバランスは取れます

若干色味が合わなくても同じような色は馴染むのでなるべく色の数は押さえるのがベストです

こんな風にシンプルでも伝えたいことが目立てばOKです

余計なことをしないのもデザインです

結構見かけるパターンです

カラフル過ぎて落ち着かないし、子供の落書きっぽい印象になってしまうので色の使いすぎはNGです

「シンプル・イズ・ベスト」ということを忘れないようにしましょう

繰り返しになりますが、仕事でPowerPointのプレゼン資料を作る時は基本になる3つのルールを守ることが最適解です

プレゼンの作り方のコツは見やすさについてよく考えてデザインするのが正解です

プレゼンの資料の作り方のコツは見やすさについてのデザインをするのが正解です

なぜなら、プレゼンなどのデザインは色合いだけじゃなく見やすさを調整するのもデザインの一つだからです

人はどんな風にモノを見て、どうやって配置されている方が見やすいのかある程度決まりがあります

そのポイントを押さえないとゴチャついたイメージになり、見づらいと言われてしまうので気をつけましょう

まずは、基本を押さえておけば良いので気をつける点を見ていきましょう

目線の動きを理解する

まずは、人の目線の動きについて知っておきましょう

最初は1パターンだけ覚えておけば十分です

人はこんな風に「Z」の形で物を見ているので「左上から右下」にかけて重要なポイントや流れを書いていくのが正解です

視線の動きを考えないで配置するとすごく読みにくい資料になってしまうので気をつけましょう

余白をちゃんととる

次は余白は十分にとることが大切です

余白がない資料はすごく読みづらいので気をつけましょう

こんな風に文字同士の余白がない場合や、文字の量が多くて隙間がないとすごく見ずらいので注意しましょう

配置を揃える

次は配置がバラバラなパターンです

これもごチャ付いたイメージになってしまうので気をつける必要があります

こんな風に画像などもサイズや位置を合わせるのが正解です

ここまで大げさにずれていなくても大きさが違い過ぎたり、位置の調整まで意識がいっていないことも結構あるので気をつけましょう

強調部分とのメリハリが重要

次はメリハリを付けて目立たせたいところと、そうじゃないところは区別出来るようにするのが大切です

強調したい部分はこんな風に太字にするなど目立たせましょう

こんな風に強調しないと全体的にのっぺりとしたイメージになってしまいもったいないです

メリハリがあった方がインパクトがあり意外と注目されるので注意してみて下さい

表のデザインを考える

次は表のデザインについて考えてみましょう

表を使うならどんなデザインがスッキリ見えるのか考えてみると印象がかなり変わります

表の場合はこんな感じでシンプルすぎると硬すぎる印象がありますね

そんな時は色を変えて線を見せなくするなどの方法でデザインに一体感を持たせることもできます

グラフのデザインを考える

最後にグラフに関する設定も見ておきましょう

例えばこんな感じの設定したら自動で色付けされているようなデザインの棒グラフがあったとしましょう

そんな時はもう少し配色を調整したり、線の数を減らしたりすると見栄えが変わってきます

ここまで来ると色々な機能を知っている必要ある場合もあるので、色合いなどは少し明るめや同系色を使うことでも印象は変わります

こんな風に配置や配色などのデザインに注意して必要な時に必要な設定をするようにしましょう

ちょっとの工夫でも印象が変わるので意識してみるのが重要です

繰り返しになりますが、プレゼンの資料の作り方のコツは見やすさについてのデザインをするのが正解です