カテゴリー別に1行空けたデータベースは小計で簡単設定［自動で内容変更にはNext Record If］

今回の記事では

Wordの差し込み印刷機能を使って会社別の請求書を作れるって聞いたけど、どうやったら出来るの？

まずはExcelで1行間隔を開けるみたいだけど量が多いから大変でどうしたら良いのか分からない

Excelで作ったデータベースを差し込み印刷で相手の企業ごとに内容を変更して表示させるにはどうしたら良いの？

なるべく簡単な方法で教えてもらえると助かるんだけど

こういった疑問に答えます

Wordの差し込み印刷でグループごとの表示を変える方法のテーマ

①企業ごとに1行空けるデータベースを作るには「小計」機能を使うのが最適解です

②企業ごとに請求書の内容を変更して表示するには「Next Record If」の設定が鍵です

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「Wordの差し込み印刷でグループごとの表示を変える方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

今回の内容を一緒にやりたい場合は▼のファイルをダウンロードして下さい

企業ごとに1行空けるデータベースを作るには「小計」機能を使うのが最適解です

差し込み印刷機能用の企業ごとに1行空けるデータベースを簡単に作るには「小計」機能を使うのが最適解です

なぜなら、小計機能は同じカテゴリーを指定することで自動的にカテゴリー別の小計機能を表示してくれるので、その機能を上手く利用すると効率がグッと上がるからです

差し込み印刷機能を使うと例えば「企業ごとの請求書の明細」を簡単に作ることができます

但し、請求書など計算が必要だったり企業ごとに内容を切り替えたい場合は、Excelで作ることをオススメします

なぜなら、Excelはそういった計算や条件での振り分けの作業が得意なソフトだからです

今回紹介する方法は、どうしてもWordで請求書を作る必要がある場合や練習用だと思って下さい

まず今回の請求書を作るには、元になるデータベースを少し工夫する必要があります

それではデータベースの作り方について解説していきますが一度全体を確認しておきましょう

まずは請求書のベースはこんな感じです

会社名や合計金額・商品の内容の内訳を自動で設定してくれるように後半で作っていきます

前半ではこんな感じのデータベースを作っていきます

配送先別に1行空けたデータベースを用意します

データベースの基本はこんな風に空白行無しで用意します

作業が簡単になるように項目行にフィルターを設定しておきましょう

次はアウトライン機能を使って「配送先」ごとの小計を表示させます

「データ」タブの「アウトライン」ボタンをクリック

一覧から「小計」ボタンをクリック

「集計の設定」ダイアログが表示されるので「グループの基準」のリストボクスをクリック

一覧から「配送先」をクリック

「現在の小計をすべて置き換える」のチェックはクリックして外します

「OK」ボタンをクリック

その結果「配送先」ごとに小計と総計の行が自動的に挿入されます

この「小計行を空白行」にしていきます

「配送日」のフィルターボタンをクリック

一覧から「すべて(選択)」のチェックボックスをクリック

続いて一覧から「(空白セル)」をクリック

「OK」ボタンをクリック

その結果「集計」だけが表示されます

絞り込んだ結果を「行選択」して「Deleteキー」をクリック

これで集計項目を削除できます

つまり「空白行」を作ることが出来たという訳です

更に19行目と20行目は最後の集計と総計の行なので削除をして下さい

残しておくといらない請求書が出来てしまう原因になります

「フィルター」をクリック

「”配送日”からフィルターをクリア」をクリック

ちゃんと空白行が設定されたか確認しましょう

仕上げにアウトラインを解除します

「アウトライン」ボタンをクリック

「グループ解除」ボタンの「▼」をクリック

表示された一覧から「アウトラインのクリア」をクリック

これで各配送先ごとに「1行空白を入れる」事ができました

今回はこの空白行がポイントになるので重要な作業です

最後に総額だけ追加します

この項目は請求金額に反映させるのでこんな感じで総額を追加して下さい

総額は「SUMIF関数」を使うか手動でもOKです

ここまで終わったらExcelは閉じておきましょう

今回の方法を使えば、入力されているデータの量が多くても比較的簡単に空白行を設定出来るので覚えておいて損は無いですよ

繰り返しになりますが、差し込み印刷機能用の企業ごとに1行空けるデータベースを簡単に作るには「小計」機能を使うのが最適解です

企業ごとに請求書の内容を変更して表示するには「Next Record If」の設定が鍵です

Wordの請求書に企業ごとの請求書の内容に合わせて表示させたい時は「Next Record If」を設定することで実現出来ます

なぜなら、「Next Record If」を使うことで次に表示するレコードの条件を設定出来るからです

それでは後半はWordの請求書の設定方法について解説していきます

ちなみに請求書の「項目名や金額」の項目の塗りつぶしなどは、分かりやすように設定してあるだけなので入力しなくてもOKです

データベースと紐づけするために「差し込み文書」タブの「宛先の選択」ボタンをクリック

一覧から「既存のリストを使用」をクリック

「データベースファイル」を選択して「開く」ボタンをクリック

「データベース」のシートを選択

「OK」ボタンをクリック

会社名に「配送先」のフィールドを設定

合計欄に「総額」を挿入します

確認の為に「結果のプレビュー」ボタンを押しておきましょう

これで合計額の設置は完了です

明細の内容も「配送日」など、それぞれの項目にフィールドを設定していきます

内容が問題ないようであればOKです

あとは各表示形式を設定しておきましょう

続いてフィールドの設定をする必要があるので「結果のプレビュー」ボタンをクリック

「合計金額」のフィールドの「右側」をクリック

「ルール」ボタンをクリック

表示された一覧から「Next Record If(条件により次のレコード)」をクリック

ルールの設定をするので「フィールド名」は「配送日」のまま

「比較」のリストボックスをクリック

「等しくない」をクリック

「比較対象」のテキストボックスに「””」と入力

ここまでの意味は、「もし、配送日のレコード(データベースの行)が空白じゃなければ、フィールドを表示してね」と言う意味になります

「OK」ボタンをクリック

これで合計金額の設定が出来ました

ちなみに「合計金額より左の項目」は自動では反映してくれるので設定するのは合計金額だけでOKです

他の項目に設定すると失敗してしまいます

各フィールドをコピーしてそれぞれのセルに貼り付けます

結果を確認したいので「結果のプレビュー」ボタンをクリック

その結果、ちゃんと正しい項目数が表示されました

その他の市場の分を作りたいので「完了と差し込み」ボタンをクリック

「個々のドキュメントの編集」をクリック

「新規文書への差し込み」ダイアログが開くのでそのまま「OK」ボタンをクリック

その結果出来上がるのが各市場の請求書です

今回は4店舗分なので合計4枚の請求書が出来上がれば完成です

差し込み印刷機能の応用技なのでコツや技が必要ですが、ちゃんと出来るとこれはこれで面白いものが出来るので余裕があればチャレンジしてみましょう

繰り返しになりますが、Wordの請求書に企業ごとの請求書の内容に合わせて表示させたい時は「Next Record If」を設定することで実現出来ます