Wordで書類をキレイに作るにはインデントとタブ設定を覚えよう

今回は、Wordの基礎編第2弾です。

Wordの便利な機能とコツについてをドドンと紹介しちゃいます。

ある日、出来上がったWordの資料を見て雷に打たれました。

その書類を見た途端、「なんじゃこりゃ！！」と叫ぶほどです。

よく見ると、スペースをたくさん入力してセンタリング(中央揃え)したり、行頭を揃えるためにスペースを入れまくっている箇所が何箇所もあります。

全角・半角のスペースが入り混じったり、改行しないでスペースを使って次の行に追いやったり

要はレイアウトを力技でやっているということなんです。

こういった書類は修正する時に余計な作業が増えて余計な時間が掛かっちゃいます。

だったら、手書きのほうが早くないか？　なんてことになったら本末転倒ですよね。

そうなる前にWordのコツをしっかり押さえましょう。

ではでは、張り切っていきましょう！！

マウスポインターの形を意識することが上達のコツ

マウス・ポインター(マウス・カーソル)の形を意識することって初心者の方には意外と難しいんです。

Wordを使い慣れている人でも、案外意識はしていません。

ところで、マウスポインターとは何のことでしょう？

マウスポインタとは、コンピューターの操作画面で入力位置を示すカーソルのひとつで、マウス操作に対応する、矢印の形をしたアイコンのことである。

Weblio辞書より引用

つまり、↓これですね。

普通は、白い矢印の形をしていますが、目的に応じて形を変えるのが特徴です。

Wordを扱う時に重要なのは、用紙の場所によってマウスポインターの形が変わる点です。

ポインターの形一つで出来ることが違ってくるので、まずは基本的なものだけマスターしちゃいましょう。

『ルール1』アルファベットの【 I 】(アイ)のマークに変わったら文字の入力が出来る。

ということをまず、覚えましょう。

用紙の場所によって多少形が違いますが基本的に同じ意味なので簡単に見てみましょう。

【パターン１】用紙の左端にマウスポインターがあるときの形　一番基本的な形です。

【パターン2】用紙の左側にマウスポインターがあるときの形

【パターン3】用紙の中央にマウスポインターがあるときの形

【パターン4】用紙の右側にマウスポインターがあるときの形

違いは、「I」マークの横の「三」マークが移動していますが出来ることは、文字の入力だと覚えておきましょう。

但し、1つだけ注意が必要です。

それは、ダブルクリックをすると、その位置から入力出来てしまうという点です。

文字ではよく分からないのでアニメーションで見てみましょう。

こんな風にダブルクリックすると、入力する位置が自動的に調整されてしまいます。

下手にダブルクリックをすると、混乱の元なので注意しましょう。

ダブルクリックして入力位置が変わってしまったら、慌てずに左側でクリックすれば普通に入力できますよ。

次は、マウスポインターを余白エリアにもってきた場合の形をチェックしましょう。

重要なのは、左右の余白のときのポインターの形です。

右余白にカーソルがあっても「I」の形のままです。

一方、左余白にポインターがあるとカーソルの形が変わります。

左余白にあるポインターのマークを見ると『白い矢印』に変わっていることが分かりますね。

実は、この白い矢印は『行選択モード』といって行全体を選ぶモードになっています。

行選択とは、行全体を選ぶ機能のことです。

こんな感じでクリックすると行全体が選択されて、背景が灰色になります。

要はマウスポインターの形一つで操作出来ることに大きく影響するということを抑えておけばOKです。

たかが、マウスポインターと甘く見てちゃだめですよ。

これがWordを使い慣れても忘れちゃいけないコツなのでしっかり抑えておきましょうね。

編集記号の表示を上手に活用しよう

突然ですが『編集記号(へんしゅうきごう)』って何でしょうか。

答えは、こんな感じの記号です。

「全角スペース」や「半角スペース」「タブ」や「行区切り」は、デフォルト(初期設定)では、見えないように設定されいます。

ただし、「改行」記号は常に表示されていますね。

じゃあ、この違いはどこにあるんでしょうか？

答えは、改行記号以外は、常に見えていると文章が見づらくなってしまうので、デフォルトでは非表示にしてくれています。

確かにWordを全く使ったことが無い時には有効ですが、この編集記号は常に表示にしておくようにしましょう。

でも、何でわざわざ見づらくなるような記号を表示しなきゃいけないんだ？　って思いますよね。

では、実際に編集記号を無視して力技で作った書類を見てみましょう。

今回は、練習用にサンプルポップを用意したので、ダウンロードして作業をしてみましょう。

デザインは微妙ですが、昔作った資料のサンプル版です。

問題無いように見えますが、本当に大丈夫でしょうか？　早速編集記号をONにした状態を見てみましょう。

どうです？　こんな感じで主に「全角スペース」と「半角スペース」で調整していますね。

う～ん。かなり格好が悪いです。

Wordの使い方が中途半端なために力技で作るしか無かった結果です。

こういう書類は、内容を変更する時に苦労します。

力技なので、レイアウトがすぐに崩れたり、無駄なスペースを削除したりする手間が増えるんですね。

こうならない為に基礎やコツをしっかり覚えておくのがWordの本当の使い方です。

肝心の編集記号のON・OFFの切替方法を説明します。

すごく簡単なので、サクッと出来ますよ。

ONにしたい時は、「ホームタブ」の「段落グループ」にある「下図の矢印マーク」をクリックします。

「ON」にすると、矢印の背景が濃いグレー色に変わります。

「OFF」にしたい時は、同じボタンを押すだけ。これで終わり簡単でしょ。

編集記号は、表示していると多少見にくいというデメリットはあります。

但し、表示しておくほうがメリットが大きいので、必ず編集記号は、「ON」にしておきましょう。

Wordを力技でレイアウトを整えようとすると、修正する時に不便でレイアウトが整えられているように見えて結局ガタガタになります。

まずは、編集記号が表示されている環境に最初から慣れておけば、上達スピードはかなり早くなりますよ。

左・中央・右揃え、インデントとタブを抑えよう

左・中央・右揃えって何？

文字の揃え方を紹介する前に準備として、今回紹介したポップをシンプルにしておきます。

余計な図形などを削除して、書式もクリアして準備完了。

ついでに内容を具体的に作り直してみました。(内容は仮想です)

各書式をリセットしたリセットサンプルも用意してあるので一緒にやってみましょう。

かなりシンプルになりましたが、文章を作る時はこんな感じで必要な文字を入力して、あとでレイアウトや書体を設定するのがオススメです。

その都度設定をしていっても良いんですが、全体のバランスを整えることを考えると、全体を見ながら仕上げる方が効率的ですね。

まずは、コース内容を中央に表示して、金額は右側に文字を移動してみましょう。

中央に移動したい文字の行をクリックしておきます。

「ホームタブ」の「段落グループ」の線が中央によっているマークをクリックします。

これでセンタリング(中央揃え)は完了です。簡単ですね。

同じ要領で右揃えをしてみましょう。

右側に移動したい文字の行をクリックしておきます。

「ホームタブ」の「段落グループ」の線が右側によっているマークをクリックします。

これで移動完了です。簡単ですね。

あとは同じ要領で他の文字も移動すれば良いだけです。

左揃えは、今と同じ要領で左側によっているマークをクリックするだけです。簡単でしょ。

インデントとタブって何者？

次にインデントとタブについて学んでいきましょう。

これが意外と分かりにくいと言われます。

でもコツさえ掴めば簡単なんですよ。

使い方を覚えればこれだけ便利で面白い機能は無いと思います。

まずは、「各コース名を２文字分右へ動かしたい」場合を見てみましょう。

この右側に動かす作業を「左インデント」と呼ばれる機能を使って設定します。

インデントとは、字下げ(じさげ)のことで、文字を左右に下げる(移動する)機能ということですね。

まず、右にずらしたい文字の行の好きな場所をクリックしておきましょう。

移動するのは、赤い線の位置ですね。

次に「ホームタブ」の「段落グループ」の「オプションボタン」をクリックしましょう。

ダイアログ真ん中あたりの「インデント　左(L)」を「▲」を押して「2字」になるまで押します。

(もし、押し過ぎたら「▼」を押せばOKです)

「OK」ボタンをクリックしましょう。

はい、これで終わりです。簡単ですね。

注目してほしいのが上図の「ルーラー」と呼ばれる部分です。

「家のマーク」のようなものが「2」の文字の上にきていますね、これが左インデントのマークです。

最初は色々覚える必要は無いので、左インデントはこんな風に設定するんだな。と覚えておけば十分です。

続いて右インデントも覚えておきましょう。

左揃えも、右揃えも操作方法はほぼ同じです。

左側に動かしたい文字の行の好きなところをクリックします。

次に「ホームタブ」の「段落グループ」の「オプションボタン」をクリックしましょう。

ダイアログ真ん中あたりの「インデント　右(R)」を「▲」を押して「2字」になるまで押します。

これで終わりです。

上図の「△」マークが右インデントのマークですが、「48」の部分に移動していますね。

これは、この用紙の右端が「50字分」でそこから「-2字分」左に動いたので、50-2=48文字のところに右インデントマークが動いた。ということです。

こんな風にインデントを設定することで、「力技」ではないキレイな文字の揃え方の基礎なのでこの2つには慣れておくと後々便利です。

次に『タブ』について見ていきましょう。

タブとは、字下げの一つです。分かりづらいという意見をよく聞く機能の一つですが、分かってっしまえばすごく便利なんです。

そこで、今回は実践で使える便利なタブの使い方に絞って紹介しちゃいましょう。

今回タブを次のように設定します。

よく使われる方法にこんな感じのレイアウトがあります。

文字の頭を「品名と説明」でそれぞれ揃える方法です。

早速、手順を見ていきましょう。

まずは、商品名の頭の文字の前に「キーボードのTABキー」を押して、タブを設定します。

タブが設定されると、「→」が表示されます。(但し、→が潰れて見にくい場合もありますが気にしなくてOKです。)

タブの長さは自動なので、この時点でバラバラでも問題なしです。

次は、タブを設定したい行を選択して、インデントと同じ要領で「段落のオプションボタン」をクリックします。

今回は、左インデントも「4字」に設定します。

続けて、「タブ設定ボタン」をクリックしましょう。

「タブとリーダー」ダイアログが開いたら、タブ位置に半角で「16」と入力して、「設定ボタン」を必ず押します。

※タブの設定をする時は、最後に設定ボタンを押すクセをつけましょう。設定ボタンを押さないと、設定が反映されず上手くいきません。

タブを設定する位置は、ルーラーの数字を見ましょう。

今回の場合は左インデント分、右に移動するのでそれを含め「16」と設定しました。この16文字目に文章の頭が揃います。

「OK」ボタンを押して終了です。

設定が終わると、キレイに文字が揃っていい感じで仕上がりましたね。

もう一つ抑えておきたいのが、タブの解除方法です。

分かっていないと後々面倒なので、ついでに覚えちゃいましょう。とは言っても簡単です。

解除したい部分を行選択をして「タブとリーダー」ダイアログを開きます。

タブ位置の下にさっき設定した「16字」というのがあるのでクリックします。(選択されると背景が濃い青に変わります)

続いて、「クリア」ボタンを押すと「16字」が消えます。

「OK」ボタンをクリックします。

タブ設定が解除されて、文字の頭が不揃いになります。

説明すると、ちょっと複雑ですがこのやり方をマスターしてしまえば、めっちゃ簡単な設定なので覚えちゃいましょうね。

まとめ

今回は、いかがでしたか？

色々出てきて大変そうだと思いますよね。

でも、初心者のうちに今回紹介した方法をマスターしておくとあとが楽です。

この辺の機能は、教科書的に言うと後半で出てくる機能です。

但し、実務や使いこなし術を早めにマスターしたいと思っていれば、先に抑えておきましょう。

どうして、先に押さえるのか？　答えは簡単です。コツとポイントさえ抑えておけば、サクッと書類が作れるからです。

他の人が、ちまちまスペースキーを押して文字のレイアウトを苦労して時間を掛けてやっていても、これらの機能を知っていればめっちゃ楽にサクッと作業終了です。

『Wordの機能は、絞って覚える』これがWord上達への近道です。

順番通りに全部覚えるとこはやめましょう。

全ての機能を覚えるのではなく使える機能をどう活用するか？　という視点に立ってマスターしていくとWordをサクサク使いこなせるようになりますよ。

それでは次回、またお会いしましょう。

「いいね」など押して応援してもらえると嬉しいです。　それじゃあ、バイバイ。

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