差込印刷で文字列の長さでフォントを自動変更するならIF文［長文のサイズ変更はフィールドで調整が正解］

今回の記事では

差し込み印刷の機能で会社名の文字数によって会社名のサイズを自動で変更する方法って無いの？

例えば「10文字以上の文字数」が入力されたら「フォントサイズを8」に自動で設定する方法ってある？

ラベル印刷をする時にデータベースの内容が長文だったらどうやって文字サイズを調整したら良いの？

フォントのサイズを変更しようとすると文章が長いから上手く設定出来ない時の対処方法を教えてほしい

こういった疑問に答えます

✔差し込み印刷でフォントサイズを調整する方法のテーマ

①差し込み印刷で社名の長さによってフォントサイズを自動変更するならIF文を設定するのが正解です

②差し込んだ文字列が長文の場合にフォントサイズを変更するにはフィールド状態で設定するのが正解

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「差し込み印刷でフォントサイズを調整する方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

今回の内容を一緒にやりたい場合は▼のファイルをダウンロードして下さい

差し込み印刷で社名の長さによってフォントサイズを自動変更するならIF文を設定するのが正解です

差し込み印刷で社名の長さによってフォントのサイズを自動で変更したい時はIF分を活用して設定するのが正解です

なぜなら、文字列の長さを判断基準にしてフィールドの設定の時点でフォントサイズを変更しておくと条件の切り分けでフォントサイズを自動で変更出来るからです

例えば「差し込み印刷」で会社名を設定したとしましょう

社名というのは長いものもあれば、短いものもありますよね

そうなると会社名の長さによってフォントサイズを調整しないと、請求書などの書類を作った時にいちいち調整しないと枠に収まらずに困ってしまうことになります

今回はそんな差し込み印刷をした時に文字列に合わせてフォントサイズを自動調整する方法について解説していきます

但し、請求書など自動計算させた方が良い場合やフォントサイズの自動調整をしたい時はExcelの方が向いています

本当はExcelで作るべきですが、どうしてもWordで設定したい時の裏技的なものなのでその点は覚えておいて下さい

こんな風に会社名を設定した時に社名の文字数を基準に社名のフォントサイズを自動調整します

ものとデータはこんな風に社名に対して文字数を自動で数えてくれるようにしています

今回は「フォントサイズ」シートは前半で解説「長文」シートは後半で解説する時に使っていきます

まず「御中」の前をクリック

「差し込み文書」タブの「宛先の選択」ボタンをクリック

一覧から「既存のリストを使用」をクリック

「データファイルの選択」ダイアログが開くので「目的のデータベース」をクリック

「開く」ボタンをクリック

今回は「フォントサイズ」のシートを選択して「OK」ボタンをクリック

データの連携ができたら条件設定していきましょう

「ルール」ボタンをクリック

「If…Then…Else(If文)」をクリック

フィールド名のリストボックスをクリック

一覧から「文字数」をクリック

次の比較のリストボックスをクリック

一覧から「>=(以上)」記号をクリック

比較対象のテキストボックスに「10」と入力

ここまでの設定は「文字数フィールドの数字が10以上だったら」という条件式になります

「挿入する文字列」に「会社名」・「それ以外の場合に挿入する文字列」にも「会社名」と入力

ここに入力する文字は何でもOKです

なぜなら、あとで「真の場合でも偽の場合でも会社名のフィールドを挿入するよ」という目印にするためです

「OK」ボタンをクリック

挿入されたIF文が表示されます

内容を確認してみましょう

「{ IF 9 >= 10 “会社名” “会社名” }」と入力されましたね

これはExcelの「IF関数」と基本的に一緒です

この式を日本語にすると

「{ もし 設定したフィールドの数字(9)が  10よりも大きければ 「会社名」と表示してね そうじゃなければ「会社名」と表示してね }」という意味です

関数と比べると「=　→　{}」に変わっている感じです

続けてフィールドの前半の「”会社名”」を範囲選択します

「差し込みフィールドの挿入」ボタンをクリック

一覧から「会社名」をクリック

強制的に会社名が表示されるのでもう一度フィールドを表示します

後半の「”会社名”」もフィールドの挿入で「会社名」を挿入します

次にフィールドのフォントサイズを調整します

フィールドを表示すると会社名が表示されるので「前半の会社名」を範囲選択

「ホーム」タブのフォントサイズのリストボックスをクリック

一覧から「8」をクリック

フォントサイズが小さくなればOKです

つまり、文字数が「10文字」以上の場合はフォントサイズを「8」にしてねという設定です

逆に標準のフォントサイズよりも大きくすることも出来ます

フィールド表示を「F9キー」を押して通常表示にしましょう

では、フィールドの切り替えをしてみましょう

「4」まで切り替えると「会社名が10文字以上」になったので会社名が小さくなりました

こんな風にIF文を使うことでフォントサイズを自動調整することができるので、ちょっとむずかしいですが必要な場合はチャレンジしてみましょう

繰り返しになりますが、差し込み印刷で社名の長さによってフォントのサイズを自動で変更したい時はIF分を活用して設定するのが正解です

差し込んだ文字列が長文の場合にフォントサイズを変更するにはフィールド状態で設定するのが正解

差し込んだ文字列が長文だった場合、フォントサイズを変更するにはフィールド表示の状態で変更しておくとスムースにサイズの変更が出来ます

なぜなら、フィールドのフォントサイズは表示されるサイズに影響するので、長文の場合はフィールドのサイズを小さくすると長文も小さく表示出来るからです

差し込み印刷をしていると長文も差し込む機会があると思います

ただ、例えばラベルに長文を挿入してしまうとフォントのサイズを調整しないと入り切らないことがありますよね

でも長文を全て選択しようとすると意外と全文選択が出来ないんです

そんな時はフィールドの状態でフォントサイズを変更してしまうのが一番手っ取り早いです

後半ではそんな長文のフォントサイズをサクッと設定する方法を解説します

Wordのラベルに説明文のフィールドを挿入するとこんな風に表示されます

この長文を小さくするのは大変です

Excelでも説明文はすごく長いのでこんな感じでセルに収まっていません

それではこの問題を対処していきましょう

果物名は先に設定しておきます

説明文を挿入したいので「差し込みフィールドの挿入」ボタンをクリック

「語源語源由来辞典様より引用」フィールドをクリック

長文でもちゃんと挿入できました

説明文の見えている範囲を選択してフォントサイズを「8」に設定

その結果、範囲外は大きな文字のままです

こうなるとすごく面倒ですよね

どうやって小さくしたら良いんだろう？　ってなっちゃいます

文字のままだと不便なので「結果のプレビュー」をクリック

フィールドを表示させて範囲選択します

フォントサイズから「8」をクリック

設定出来たらもう一度「結果のプレビュー」をクリック

コレだけで長文のフォントサイズが全て小さくなりました

最後に「複数ラベルに反映」ボタンをクリック

その結果、全ての果物名と説明文がキレイに設定されました

あまりオススメ出来る方法ではありませんが、どうしても必要な時に試してみてみましょう

繰り返しになりますが差し込んだ文字列が長文だった場合、フォントサイズを変更するにはフィールド表示の状態で変更しておくとスムースにサイズの変更が出来ます