今回の記事では
ピボットテーブルで合計や小計を表示させるにはどうしたらいいの？
どちらかだけ表示したり両方とも表示させない方法って無いの？
ピボットテーブルの行ラベルや列ラベルって表示させない方法って無い？
もしくは何の設定が出来るのか書き換えられたら便利なのに
こういった疑問に答えます
✔ピボットテーブルの表示を自由に扱う方法のテーマ
①ピボットテーブルで小計や合計の表示はデザインタブで簡単に設定出来ます
②行ラベルや列ラベルの表示・非表示は「表示ボタン」で簡単に設定出来ます
この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら
ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に
「ピボットテーブルの表示を自由に扱う方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています
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ピボットテーブルで小計や合計の表示はデザインタブで簡単に設定出来ます
ピボットテーブルのレイアウトに関わる機能のON・OFFはデザインタブに集められているので小計や合計の表示・非表示で手軽に設定できます
なぜなら、小計・合計など見た目に関わる機能はデザインタブに集められているからです
では、実際に小計・合計の表示の設定方法について解説していきます
前提としてデータベースの準備とピボットテーブルの準備は出来ている前提で話を進めていきます
もし、ピボットテーブルの基本操作などに不安がある場合は「ピボットテーブルは情報分析に特化した表」という記事で紹介しているので参考にしてみて下さい
データベースはこんな感じです2年間の情報が入力されています
ピボットテーブルの内容は見やすいように条件を絞っています
総計は最初から表示されている状態です
まずは、総計の表示方法について見ていきましょう
総計の表示方法は「ピボットテーブルツール」の「デザイン」タブにある
「レイアウトグループ」の「総計」ボタンをクリックすると表示されます
全部で4種類の表示方法があり
- 行と列の集計を行わない
- 行と列の集計を行う
- 行のみ集計を行う
- 列のみ集計を行う
この4種類です
設定方法はそのままの意味ですが、行列の集計を自動で行ってくれたり、行の総額だけ表示してくれたりして、総額の表示を簡単に設定することが出来ます
なので今の状態が「行列の集計を行う」の状態です
では、「行列の集計を行わない」をクリックした状態を見てみましょう
「行と列の集計を行わない」ボタンをクリック
行列の両方とも表示が消えましたね
これで簡単に総額が消せました
必要に応じて書く総額を表示することは難しく無いということが分かってもらえたらOKです
では次に「小計」を表示させてみましょう
小計とは項目ごとの合計のことです
今回の場合は「月単位の合計」などが当てはまりますね
まずは小計の設定内容を確認してみましょう
小計の場所は総計の隣なので分かりやすいですね
設定内容は次の通りです
- 小計を表示しない
- 全ての小計をグループの末尾に表示する
- 全ての小計をグループの先頭に表示する
これが主な設定です
小計の設定のポイントは「グループ」の末尾か先頭のどちらかに小計を表示するということです
グループとは今回で言うところの年や月といった「まとめられた単位」のことです
ただ末尾と先頭では表示されるイメージが違うので末尾の表示から見てみましょう
こんな風に月単位や年単位の各合計がグループごとに集計されていますね
これが「全ての小計をグループの末尾に表示する」という機能です
では、「全ての小計をグループの先頭に表示する」も見てみましょう
こんな風に各カテゴリーのすぐ横の列にそれぞれの小計を表示してくれます
最初に小計から見た方が分かりやすい時やなるべくピボットテーブルの表示内容をコンパクトに収めたい時に有効です
2つの集計方法は目的に合わせて設定してみましょう
また、「小計を表示しない」をクリックすることで小計を削除(非表示)にすることが出来ます
繰り返しになりますが、ピボットテーブルのレイアウトに関わる機能のON・OFFはデザインタブに集められているので小計や合計の表示・非表示で手軽に設定できます
行ラベルや列ラベルの表示・非表示は「表示ボタン」で簡単に設定出来ます
行や列のラベルを表示したり、非表示にすることは簡単に設定出来ます
なぜなら、ラベルの表示方法を管理は1箇所で済むからです
それではらラベルを非表示にする方法から見ていきましょう
手順はめちゃくちゃ簡単です
「ピボットテーブルツール」の「ピボットテーブル分析タブ」にある「表示」ボタンをクリック
「フィールドの見出し」がONの状態になっているのでクリックして「OFF」にします
行列ラベルは、各項目の上の方に表示されているものですね
これで表示がスッキリしました
但し、フィルター機能も当時に使えなくなる点には注意しましょう
行列ラベルの再表示をしたい時は同じ手順で「フィールドの見出し」ボタンをクリックするだけです
ただ、このラベルは活かす方法をしてっていれば価値はぐっと上がります
まずは、4行目のセルはのラベル名を設定してみましょう
やり方は直接入力するだけなので簡単です
A4セルをクリックして直接「日付」と入力します
これだけでこのフィルターの機能が分かりやすくなりました
では、列ラベルも同じ要領で修正してみましょう
列ラベルはメーカー名の設定ができたので「メーカー名」という名前にしました
これで分かりやすくなりましたよね
この設定は基本的なデータの追加や削除をしても特に変わることが無いのでこちらの方が便利です
簡単なので是非試してみて下さい
繰り返しになりますが、行や列のラベルを表示したり、非表示にすることは簡単に設定出来ます
オススメのピボットテーブルの解説書 5選
ピボットテーブルを本で学ぶ時は次に上げるものがオススメです
本はいつでも見ることができ知識の宝庫なので読んで損なしです
スキマ時間などを活用して本で独学や教わったことを復習するなど活用の幅はたくさんあります
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