目次作りは機能の関係の整理で本質が見える［見出しの活用法と箇条書きの差］

今回の記事では

Wordで目次を作る方法って色々あるみたいだけど結局何がどう関係しているのかよく分からなくなってきた

目次を作る時の機能についてまとめてくれると分かりやすいんだけど

Wordで目次を作る時に見出しに設定されたマークと箇条書きのマークが似ているから見分けがつきにくい

見出しのマークを見えなくする方法や見分け方ってどうすればいいの？

こういった疑問に答えます

✔Wordで目次を作る方法まとめのテーマ

①Wordで目次を作る時はそれぞれの機能の関係性を整理しておくと自分に合った作り方が見えます

②見出しのマークを非表示にするメリット・デメリットと箇条書きとの差を知ると活用法が分かる

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

Wordで目次を作る方法まとめに関して実体験に基づいて解説しています

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Wordで目次を作る時はそれぞれの機能の関係性を整理しておくと自分に合った作り方が見えます

Wordで目次を作る時はそれぞれの機能の関係を整理しておくと、見出しや目次のデザインなど自分に合った作り方が分かってきます

なぜなら、目次や見出しのデザインや設定を確認する方法は色々な機能が関係しているからです

Wordで目次を作る時は思っているよりも色々な機能を使って設定することが出来ます

そうなってくると、何の機能がどう目次に関係しているのか混乱して来ますよね

慣れてしまえば簡単なんですが設定方法が色々あると、なんだけよく分からなくなってきます

今回は、そんな目次の作り方の各機能の関係性について解説していきます

テーマと見出しの関係

まずは、テーマと見出しの関係から見てみましょう

結論から話すと「テーマの配色=見出しの配色」になるので見出しの見栄えを変更したい時はテーマの設定を変更すればOKということです

まずは、テーマについて見てみましょう

「デザイン」タブの「ドキュメントの書式設定」グループにある「テーマ」をクリック

色々なテーマのデザインが表示されますが、初期設定では「Office」が選ばれています

その他のテーマを選ぶとそのテーマに合わせた配色が設定されます

次に配色のタイプを選びます「ドキュメントの書式設定」グループにあるレイアウトから「Word」を選びます

これが初期設定の配色です

この設定は例えば「表題(タイトル)」に設定したい文字を設定したら「Word」という配色の「表題の色や大きさ」に文字を設定するね

と言った色々な配色が「1つのパッケージ(グループ)」として登録されています

この配色は今作っているWordの全てに反映されます

テーマや配色が決まったら見出しを設定してみます

見出しに設定したい文字列を範囲選択

「ホーム」タブにある「スタイルグループ」の「スタイル」ボタンをクリック

一覧の中から「見出し1」をクリックしてみましょう

その結果「No1.キャンプ」という文字に「スタイルに合わせた見出し」が設定されました

これが、テーマと見出しの関係です

つまり、「見出しなどの設定がされた文字列にテーマで決めた配色をする」というのがテーマと見出しの関係という訳です

ちなみに「デザイン」タブの「ドキュメントの書式設定」を後から「影付き」に変更してもちゃんと見出しの配色は自動で変更してくれます

こんな風に見出しの「背景色やフォントの色や大きさ」もテーマが影響して配色をしている

ということが分かればOKです

目次を作るなら自動作成一択

次は目次を作るなら自動作成機能を使うのが一番良いということです

目次を作る時は自動作成と手動作成の2つの方法があります

ただ、特別な理由が無い限りは自動作成機能を使って目次を作りましょう

なぜなら、楽だし半自動で目次を更新してくれるからです

それに本来Wordで文章を作る目的は、目次のようなパーツを自作することじゃなく仕事やその他の目的を完成させる手段だからです

では、実際の作り方を見ていきましょう

「参考資料」タブの「目次」グループにある「目次」ボタンをクリック

一覧の上から「2番目の自動作成の目次2」をクリック

理由は「タイトルが目次」になっていて自動で作ってくれる設定だからです

「目次」以外のタイトルにしたい場合は「自動作成の目次1」でもOKです

(目次などのタイトルは自由に変更出来ます)

その結果見出しが設定されていれば自動で目次を作ってくれます

見出しの設定を変更したら「目次をすべて更新する」にチェックをして「OK」ボタンをクリック

これで目次を調整してくれます

また、目次を削除したい時は目次の左上の用紙マークをクリック

一覧から「目次の削除」をクリック

これだけで目次を削除することが出来ます

こんな風に目次を作る時は自動で作るのが一番効率なので覚えておきましょう

見出しを見やすくするならナビゲーション機能

見出しを見やすくするなら「ナビゲーション・ウィンドウ」を表示させるという方法もあります

ナビゲーション・ウィンドウはその名の通り、用紙に設定された見出しなどをまとめて表示して移動や検索をしてくれます

表示方法や使い方は簡単なので使い方について見ていきましょう

「表示」タブの「表示」グループにある「ナビゲーションウィンドウ」のチェックボックスをクリック

これで「ナビゲーションウィンドウ」が表示されます

「ナビゲーション」は各見出しをまとめて見える形にしてくれます

そして「No2.登山」の見出しをクリック

その結果、クリックした見出しの位置に瞬間的に移動できます

また、見出し名の「▲」マークをクリックすると

クリックした見出しを元にそれより下の見出しを隠してくれます

例えば、「見出し1でクリック→見出し2と3を非表示」「見出し2でクリック→見出し3を非表示」

こんな感じです

また、ページ項目をクリックすると用紙がサムネイル(小さい画像)で表示され、ページ番号も表示されます

その他に「移動したいページ」をクリックするとそのページに移動できるなど、目次との相性が良いので表示させておくと作業がしやすくなります

シンプルに見出しの設定を見るならアウトライン表示

最後にアウトライン表示について見てみましょう

「表示」タブにある「表示」グループにある「アウトライン」ボタンをクリック

その結果、アウトラインという文章の構造を記号で表した表示に変わります

「+」の部分が見出しで「◯」の部分は本文(普通の文章)を表しています

「+」が一番左にあるのが「見出し1」で2・3と下がるごとに右側に寄って表示されます

この表示方法を階層表示と呼んだりします

アウトライン表示では、フォントの色を反映するので見出しの白い字は背景の白色と一緒になって見えません

そんな時は、テーマの設定をWordなどに戻してあげましょう

その結果、ちゃんと各見出しの内容が見えましたね

見出し部分を選択すると「レベル1」などと表示されます

つまり、アウトラインの「レベル1=見出し1」という意味です

では、レベル2の見出しのレベルを「レベル1」に上げてみましょう

レベル横の「←」をクリックすると「レベル1」つまり「見出し1」に設定出来たという訳です

ようは見出しの設定はスタイルでもアウトラインでも設定出来るということを覚えておきましょう

アウトラインは見え方が特殊なので慣れが必要ですが、慣れてしまえば意外と使いやすい機能です

最後にアウトラインを閉じる時は「アウトライン表示を閉じる」ボタンをクリックすれば元に戻せます

繰り返しになりますが、Wordで目次を作る時はそれぞれの機能の関係を整理しておくと、見出しや目次のデザインなど自分に合った作り方が分かってきます

見出しのマークを非表示にするメリット・デメリットと箇条書きとの差を知ると活用法が分かる

見出しのマークを非表示にするメリットとデメリットと箇条書きとの差を知っておくと活用方法が理解できます

なぜなら、見出しの設定と箇条書きは似ているようで全く違った機能だからです

見出しのマークは結論から言うと、どこに見出しを設定したのか分かりづらくなるので表示したままにするのが正解です

なぜなら、余計なトラブルの原因になる可能性があるからです

見出しを設定すると左側に「・」が表示されます

この「・」を消したい時は設定されている「見出し1」の上で右クリック

「変更」をクリック

「書式」の「▼」ボタンをクリック

一覧から「段落」をクリック

「段落」のダイアログが開くので「改ページと改行」タブをクリック

「次の段落と分離しない」のチェックボックスをクリックしてチェックを外す

続いて「段落を分離しない」のチェックボックスをクリックしてチェックを外す

「2つの項目」からチェックが外れたら「OK」ボタンをクリック

「OK」ボタンをクリック

これで左の「・」が消えました

比較のために箇条書きを設定してみましょう

こんな風に「見出し2」と見比べても標準の場合は見間違うことは無いですね

逆に「・」が消えてしまうと、どこに見出しが設定されているのか分からなくなってしまうのでオススメしません

設定によっては、こんな風に本当に区別が付きづらくなってしまうこともあるので注意しましょう

また、見出しに設定された行の左側には「▲」マークが表示されます

試しにクリックしてみましょう

そうすると、「ナビゲーションウィンドウ」のような動きをしてくれます

こんな風に見出しにも面白い機能があるので設定記号は消さずに見出しの機能も活用してみましょう

繰り返しになりますが、見出しのマークを非表示にするメリットとデメリットと箇条書きとの差を知っておくと活用方法が理解できます