Excelを印刷したら文字がちっさい！！　困った時にサクッとできる解決方法はこれだ！！

Excelで印刷しようとして印刷結果が

《小さすぎて読めない！！！》

なんてことありませんか？

Excelというのは、ものすごく大きな表を使って書類を作ることができるソフトです。

この大きな表を印刷しようとすると、印刷しきれないなんてことも当然出てきます。

さらに、無理に印刷しようとすると文字などが小さくなりすぎて見えねぇ～～～。

なんて問題も出てくる訳です。

今回は、そんなExcelで印刷する時に小さすぎる内容を上手に印刷するコツについてのお話です。

それでは、早速本編へ行ってみましょう！！！

Excelを上手に印刷するには

まず、今回は住所.jpというサイトから、全国版のCSVファイルをダウンロードして使わせて頂いています。

CSVファイルの使い方などは、疑似データ自動作成サービスなどで紹介しているので参考にして下さいね。

今回は、ダウンロードしたデータの一部を表にして印刷してみます。

まずは、無理やり印刷できるようにするとどうなるのか？　見てみましょう

一緒にやってみたい場合は、ファイルをダウンロードして下さいね。

こんな風に特に対策をしないで印刷すると文字がめっちゃ小さくなって見づらいですよね。

今回は、まだ空白があって項目列が少なめなので読むことは出来ますが、もっと内容が多いと読むことすら難しくなっちゃいます。

では、対処法をいくつか紹介するので1つずつ見ていきましょう。

横幅を自動的に1ページに収めて余白を調整しよう

まず、一番簡単に1ページに印刷できる方法を覚えてみましょう

やり方はすごく簡単です。

早速、やり方を見てみましょう。

「ページレイアウト」タブ→「拡大縮小印刷グループ」→「横：」リストから「1ページ」をクリックします。

設定後は、「拡大/縮小：」リストが自動で「X％」に設定されて直接操作することが出来なくなります。

設定方法は以上です。めっちゃ簡単でしょ。

今回の設定は、「縦向きのA4用紙の横幅」に合わせて表を縮小して調整してね。という設定です。

この方法で大きい表も用紙に収まりますが表の大きさによっては文字が小さくなってしまいます。

大きな表をA4用紙にキレイに印刷する方法は、別の記事で紹介しているので参考にして下さい。

さて、これで縮小は出来たものの文字小さくなってしまったので1つ目の解決方法を試してみましょう。

「ページレイアウト」タブ→「ページ設定グループ」→「余白」をクリック→「狭い」をクリックします。

「拡大/縮小：」リストが「71％」に設定されます。

これで文字の大きさは大きくなります。

用紙の余白は、そのままの意味で今回の場合、用紙のスペースを狭く設定しています。

用紙の余白が狭くなれば、表の大きさを大きくできる。

表が大きくなれば、その内容の文字も同じように大きくなります。

これが一番手っ取り早い対処法ですね。

これでももっと調整したい場合は、「余白のユーザー設定」や「用紙の向きを横向き」にするなどの方法もありますが、やりすぎると逆に見づらくなってしまうので、この設定に収まるような表を作る工夫をする方がオススメですよ。

改ページプレビューで印刷範囲を限定してみよう

それでもダメな場合は、「改ページプレビュー」機能を使って強制的に印刷する範囲を調整しちゃいましょう。

ある意味、裏技的な使い方ですがどうしても必要な場合は試してみる価値アリですよ。

まずは、結果から見てみましょう。

今回は、「郵便番号～町域」まで印刷できればいいと割り切れる場合を想定してみます。

こんな感じで「町域」まで印刷範囲を絞れば自然と文字の大きさは大きくなります。

ただ、今回は「字丁目」の列を削除したのでは無く、印刷する範囲から外したのでその方法を見てみましょう。

① 「改ページプレビュー」ボタンをクリックします。

② 青い線の上にカーソルを置くと、「左右の矢印」に変わります
変わったら、「町域の列」までドラッグしましょう。

③ドラッグすると、グレーの範囲は印刷範囲から除外されます

④元の画面に戻るには、「標準」ボタンをクリックします。

⑤結果、拡大縮小率が100％になりましたね。

この操作で「印刷するエリア」を限定することができます。

ちょっとした裏技ですが、この方法であれば印刷しない列は削除しなくても良いというメリットがあるので、覚えておいて損は無いですよ。

まとめ

今回のExcelで文字が小さくなった時の対処法はいかがでしたか？

Excelは、たくさんのデータを扱ったり自動で計算をしてくれるとっても優秀なソフトなんですが、印刷のときは意外と手こずりますよね。

私も昔は、さんざん手こずりました。

今は、Officeの機能がすごく向上してちょっとしたコツさえ知ってしまえばなんとかできるので、困った時は参考にしてみて下さいね。

今回の方法は、なるべく簡単にExcelの印刷が出来て文字をなるべく大きくする方法ですが、できるだけA4サイズに収まるような書類作りができる工夫も考えてみるのも大切です。

同じ悩みで困った人がいたら、ぜひ教えてあげてもらえると嬉しいです。

最後まで読んでいただきありがとうございます。

それでは次回また会おう！！！！