Wordを使いこなすためには「3つのタブ」［重要なのは段落・インデント・タブ機能］

今回の記事では

Wordを使いこなすには何を覚えたら良いの？

使いこなすための基本的な部分は何を覚えておけばいいの？

Wordの基本はだいたい把握できたけどWordが便利なポイントが知りたい

文章を簡単でキレイに作るコツやWordだから出来ることって無いの？

こういった疑問に答えます

✔Wordを使いこなすための基本的なポイントのテーマ

①Wordを使いこなすための基本は「3つのタブ」の役割を把握することが重要

②文章をキレイに作るコツは「段落・インデント・タブ」機能を知るのが正解

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「Wordを使いこなすための基本的なポイントのテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

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Wordを使いこなすためには基本になる「3つのタブ」の役割を把握することが重要です

なぜなら、3つのタブにはWordの基本になるほとんどの設定が含まれているからです

Wordは実務でExcelと並んで最も使われることが多いソフトの1つです

Wordで出来ることと言うと文書作成がメインなのでWordを使いこなすポイントをよく分かっていない人は多いです

なぜなら、Excelと違って便利なデジタルノートやメモ帳くらいのイメージが強く、出来ることが少ないイメージがあるからでしょう

ただ、私の経験から言うとWordは「文章をキレイにまとめる」「自由にレイアウトできる」ことが一番のメリットだと思います

このメリットはWordの機能をしっかり押さえることで使いこなせるようになっていくので、まずはポイントになる「3つのタブの機能」について解説していきます

「ホーム」タブはWordの基本

まず、Wordを使いこなすためには基本が重要です

「使いこなす」と一言で言っても幅が広いためまずは基本をしっかり身につけることが使いこなすための一番の近道です

最初に覚えておきたいのが「ホーム」タブです

ホームタブはどんなことが出来るのか一度確認してみましょう

こんな風にホームタブにはWordの基本操作に必要な「よく使う機能」がまとめられています

では実際にホームタブの機能を使って簡単な書類を作ってみましょう

まずは完成した書類から見てみましょう

ホームタブの機能だけでもこんな風に文章を作ることができます

では書類を作りながらホームタブの機能について解説していきます

まず、ベースになる書類の内容を入力します

タイトルの大きさを変更したいので「タイトルの文字」を選択

「ホーム」タブの「フォント」グループにある「フォントサイズの拡大」ボタンをクリック

「サイズが14」になるまで押します

もし、大きすぎてしまったら右隣の「フォントサイズの縮小」をクリックしてサイズを調整しましょう

もしくは、フォントサイズのリストから「14」を選択してもOKです

続いてタイトルを太字にして目立たせたいのでそのまま設定を続けます

「ホーム」タブにある「太字」ボタンをクリック

次はタイトルを用紙の中央に配置したいので

「ホーム」タブの「段落」グループにある「中央揃え」をクリック

次は日付を赤色にして目立たせましょう

「ホーム」タブの「フォント」グループの「フォントの色」ボタンをクリック

仕上げに文章全体を選択してフォントの種類を変更します

「ホーム」タブの「フォント」のリストをクリック

リストの中から「メイリオ」をクリック

これで無事に「春季釣り大会のお知らせ」の書類が完成です

こんな風にホームタブだけでも基本的な書類を作ることは出来るのでまずは「ホーム」タブの重要性を理解しておきましょう

「ファイル」タブは文書の保存に欠かせない

次は「ファイル」タブについて見ていきましょう

「ファイル」タブは他のタブと違って見た目が違います

ファイルタブの特徴は作った文書を保存したり、新規作成やオプションの設定などを行う特殊なタブです

まずは、基本的な保存方法について覚えておけば良いのでファイル(文書)の保存方法について見てみましょう

「ファイル」タブを押すとこんな画面に切り替わります

今回、重要なのは「上書き保存」ボタンと「名前をつけて保存」ボタンです

まず、名前をつけて作った文書を自分のパソコンに保存してみましょう

「このPC」ボタンをクリック

保存場所は「ドキュメント」というフォルダでファイル名を「Wordを使いこなすための基本」と入力して「保存」ボタンをクリック

Wordのタイトルバーの名前が保存した名前に変わっていればちゃんと保存出来ています

もし、保存したファイルを更新したら「ファイル」タブをクリック

「上書き保存」をクリック

これで変更したファイルを上書きして更新できます

上書きするもう一つの方法が「クイックアクセスツールバー」にある「フロッピーディスク」のマークをクリックすることです

どちらの方法もファイルを上書き保存出来ます

「ファイル」タブはWordに関わる細かな設定も出来ますが、まずは保存する方法をマスターするのがWordの使いこなしの近道です

「レイアウト」タブで印刷や体裁を整える

最後にレイアウトタブについて解説します

レイアウトタブはその名前の通りレイアウト(配置)に関する機能をまとめたタブです

レイアウトタブで主に覚えておきたいのが「ページ設定」グループです

Wordを印刷する時や余白の調整をして印刷のバランスを整えるための機能がまとまっています

Excelと違ってWordは印刷が勝手にずれたり何枚も無駄な印刷になってしまうということは少ないですが、最後は印刷して使うことが多いので設定することが多いです

また、文書を作成する前に「用紙や余白の設定」をしてから入力を始めるケースもあるので、押さえておきたい機能です

では用紙の設定を簡単に変更してみましょう

よく使うのが余白調整機能です

Wordの標準で設定されている余白は少し広めなので狭くすると文章を多く入力出来ます

「レイアウト」タブの「ページ設定」グループにある「余白」ボタンをクリック

リストの中から「狭い」をクリック

コレだけで最初の余白よりだいぶ狭くなりました

作業は簡単ですが意外と重要なので押さえておきたい機能です

もし、用紙を縦方向ではなく横方向にしたい時は「レイアウト」タブの「印刷の向き」ボタンをクリック

リストから「横」をクリックすれば横向きの用紙に変更出来ます

こんな風にWordを使いこなすには、ポイントになるタブに絞ってそれぞれの機能に慣れることが重要です

繰返しになりますが、Wordを使いこなすためには基本になる「3つのタブ」の役割を把握することが重要です

文章をキレイに作るコツは「段落・インデント・タブ」機能を知るのが正解

Wordで文章をキレイに作るコツは「段落・インデント・タブ」機能をしっかり活用することが重要です

なぜなら、Wordを使いこなすためには「段落・インデント・タブ」の機能を分かっていないとちゃんとした書類は作れないからです

それではWordで重要な3つの機能の基本について解説していきます

段落と行の違いって何？

まずは、段落と行についてまとめてみましょう

まず、行とは四角で囲んだ「Enterキー」のマークで区切った部分を「行」と呼びます

段落とは塗りつぶされたブロック(かたまり)のことを言います

つまり、行とは改行した時の区切りのことをいい、段落とは長めの文章が自動的に折り返されたブロックのことをいいます

大した違いが無いように思えますが試しに行と段落に「箇条書きや段落番号」を設定してみましょう

こんな感じで段落に「段落番号」を設定すると２行目もちゃんと右側に揃って文字を下げてくれます

一方、行には「箇条書き」で設定した記号が１行に１つ付いています

こんな風に段落はあくまでも長い文章が折り返されたブロックなので、自動的に字下げされてキレイに整えられますが、行の場合は１行に１つ設定されます

言葉だけでは分かりづらいので実際に違いを見ていましょう

こんな風に段落を改行すると「１」だったはずが「１と２」に分かれます

箇条書きも「空白」に対して「●」の記号が付きます

つまり、段落を改行で分けてしまうと「行」という扱いになるので2つに分かれ、箇条書きも1行に1つというルールなので空白でも記号が付いてしまうという訳です

こんな風に段落と行は違うものでその違いをキチンと理解していないとWordの便利な機能もちゃんと機能してくれなくなってしまうので、まずはこの違いをちゃんと把握しておきましょう

インデントとは段落単位で文字を揃える機能

次はインデントの基本について知っておきましょう

インデントとは段落単位で文字を揃える機能のことです

実際に設定した結果を見てみましょう

インデントを設定した段落を選択

ルーラーの左インデントをドラッグして右方向へ動かす

ルーラーを移動すると2つの段落が揃って右側に移動します

ルーラーから手を離すとキレイに段落を移動することが出来ました

こんな風にインデントの活用方法が分かっていればキレイに文章を移動出来るので、まずはこの基本を覚えてみましょう

「タブ」は文字を一定間隔で字下げする機能

最後はタブ機能について見てみましょう

タブは指定した場所を字下げする機能です

ではタブ機能を使った字下げの方法を見てみましょう

こんな風に「タブ」を設定すると一定間隔の字下げが出来るので文字の頭を揃えたりしたい時に便利です

良くあるのが「▢や・」で表示されえいるように全角や半角スペースで文字を揃えようとするケースです

この方法だと文字の頭がバラバラになってしまうので見た目がよくありません

タブを活用すればその問題は1発で解決できるので扱えるようになりましょう

設定方法は、設定したい場所で「Tab」キーを押すだけです

タブ機能はもっと活用する方法がありますが、まずはこの基本的な文字の揃え方を扱えるようになりましょう

こんな風にWordを使いこなすためには今回紹介した機能を十分に使いこなせるようになりましょう

それから少しずつ応用して使い方を覚えていけば、グッとWordを使いこなせるようになりますよ

繰り返しになりますが、Wordで文章をキレイに作るコツは「段落・インデント・タブ」機能をしっかり活用することが重要です