今回の記事では
複数の表を一つのピボットテーブルで集計する方法があるらしいけど本当？
そもそもどんな風に複数の表を用意たら良いか良くわからない
複数の表を用意することはできてるけど思ったように上手くいかない
どうしたらスムースにピボットテーブルを作ることができるの？
こういった疑問に答えます
✔ピボットテーブルで複数の表データをまとめる方法のテーマ
①ピボットテーブルで複数の表を使うにはマトリクス形式の表が必要です
②ピボットテーブルを作る時はウィザード機能を使って作るのが正解です
この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら
ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に
「ピボットテーブルで複数の表データをまとめる方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています
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目次を使って読みたい項目へ
ピボットテーブルで複数の表を使うにはマトリクス形式の表が必要です
ピボットテーブルで複数の表を使うためにはマトリクス形式と呼ばれる方法の同じ作りの表が必要です
なぜなら、全く違う作りの表ではデータの内容がまとめられないからです
それでは、複数の表の内容をまとめたピボットテーブルの作り方について解説していきます
まずは、完成したピボットテーブルのサンプルを見てみましょう
今回の内容は、1回目から3回目までのシーバスフィッシング大会の結果を一つのピボットテーブルでまとめた結果です
ちなみに「シーバス」とは日本語で「スズキという魚」の別名です
今回は1つのシートにまとめていますが、複数のシートの内容をまとめることも出来ます
まずは、マトリクス形式の表について解説します
横文字で難しそうですが、すごく簡単なので心配いらないですよ
マトリクスとは、碁盤の目のように整った「行・列」を表す英語です
Excelでいうマトリクス形式の表とは「縦(列方向)と横(行方向)」の交差した位置の数字が何を意味しているのかパッと見で分かる作りの表のことを言います
この表だと「野村さんが昼の部で釣ったシーバスのサイズは80cmでした」ということが分かりますね
こんな風に縦横がキレイに整理されて意味がわかる表のことを「マトリクス形式の表」と呼んだりします
今回のポイントは第2回でも第3回でも基本的な作りは変わっていないという点です
では、第2回の表も見てみましょう
こんな風に1列目は氏名で2列目以降は別の項目名のように内容の量や書き方は違っていても、マトリクス形式の表としてちゃんと書かれていることが重要です
最も重要なのはどの表も「氏名が1列目で固定されている」ことです
これは、何を目的にピボットテーブルで集計を取りたいのかが重要になってきます
今回の目的は、誰がトータルで一番大きな魚を釣ったのかを競うための大会です
なので「誰」である氏名の位置は固定しておく必要があります
そして、大きさを比べたいので釣りをしている時間帯の表現が違っていても「魚の大きさを入力する」というルールを統一していれば問題ありません
例えば、途中から「重さを入力している表を含めたい」となっても内容がごちゃごちゃになるので避けましょう
この基本的なルールを守っていれば下準備はOKなので次は複数の表のデータを集めたピボットテーブルの使い方を解説していきます
繰り返しになりますが、ピボットテーブルで複数の表を使うためにはマトリクス形式と呼ばれる方法の同じ作りの表が必要です
ピボットテーブルを作る時はウィザード機能を使って作るのが正解です
ピボットテーブルを使って複数の表のデータをまとめるにはウィザード機能を使うのが最適解です
なぜなら、普通のピボットテーブルでは複数の表の内容をまとめることが出来ないからです
それでは、今回用意した３つの表の内容を一つのピボットテーブルにまとめてみましょう
まずは、ちょっと特殊な操作をします
ピボットテーブルのウィザード機能は昔からありますが、今では裏側に隠されています
そのため、特殊な操作が必要になってきます
操作方法は「ALTキー+Dキー+Pキー」を押します
コツは「ALTキー」を押しっぱなしにして「Dキー」「Pキー」の順番で押すことです
ピボットテーブル/ピボットグラフウィザードダイアログが開くので「複数のワークシート範囲」をクリック
「次へ」をクリック
ここで「指定」をクリックして選びます
理由は、後で表示される「どの表を表示するか？」という時に分かりやすい名前を付けるためです
今は、そんなものなのかと思って「次へ」ボタンをクリックしましょう
範囲が選択された状態になっているので「第1回目」の表の範囲をドラッグ
「追加」ボタンをクリック
これで「範囲一覧」に第1回目の表の範囲が設定出来ました
続けて第2回目の範囲を指定して「追加」ボタンをクリック
同じ要領で3回目も追加しておきましょう
次は「ページフィールドを指定して下さい」の項目から「1」をクリック
これで、どの表を表示するか？ というフィルター設定に分かりやすい名前を付けられました
第1回目の範囲は一番上の項目なので、クリックして「フィールド1」に「第1回」と入力
第2回目も同じ要領で入力し、第3回目まで設定しておきましょう
「次へ」ボタンをクリック
最後にピボットテーブルを設定したいセルの位置を指定(適当で大丈夫です)
今のシートの空いているスペースのセルをクリックすればOKです
「完了」ボタンをクリック
これで、ピボットテーブルのベースが完成しました
今のままだとサイズの数字ではなく個数が設定されてしまっているのでその部分を修正しましょう
「ピボットテーブル」を選択した状態で「値フィールドの設定」をクリック
「選択したフィールドデータ」から「合計」をクリック
これで正しい数字が表示されますが、一緒に「表示形式」も変更しておきます
修正した内容がコレです
コレでほぼ完成ですね
必要に応じて色の設定などは変更して下さい
今の状態だと、3日間の合計のサイズ数がひと目で分かります
今回の優勝者は「合計で440cm」のシーバスを釣った横田さんですね
こんな風に3つの表も一つのピボットテーブルでサクッと集計出来るという訳です
どうしても、表を分割する必要がある時はとても使える方法なので知っておいて損はないですね
では、最後にいくつか機能を見ておきましょう
ウィザードで設定した「第1回」などの表示はどこに行ったのか見てみましょう
ページ1のフィルターをクリックするとウィザードで設定した「第◯回」の表示が出てきます
この表示にするために必要な作業だったという訳です
今回は第1回の項目をクリックして「OK」ボタンをクリックしてみましょう
順番はは違うもののちゃんと第1回目の結果になっていますよね
こんな風に複数の表の内容を一つのピボットテーブルで集計したいときは、ウィザード機能を使いのが正解です
おまけですが、ピボットテーブルウィザードをメニューで表示させる方法について解説します
クイックアクセスツールバーのオプションボタンをクリック
「その他のコマンド」をクリック
「コマンドの選択」リストから「リボンにないコマンド」をクリック
一覧の中から真ん中あたりにある「ピボットテーブル/ピボットグラフ ウィザード」をクリック
「追加」ボタンをクリック
追加されたことを確認したら「OK」ボタンをクリック
上図のマークが表示されればボタン一つでウィザードを実行出来ます
ウィザードに関してはより詳しい操作が必要な時に使うこともあるので、覚えておいて損はありません
こんな風にルールを守って順番に設定すれば、複数の表を反映したピボットテーブルを作ることは簡単に出来ます
繰り返しになりますが、ピボットテーブルを使って複数の表のデータをまとめるにはウィザード機能を使うのが最適解です
オススメのピボットテーブルの解説書 5選
ピボットテーブルを本で学ぶ時は次に上げるものがオススメです
本はいつでも見ることができ知識の宝庫なので読んで損なしです
スキマ時間などを活用して本で独学や教わったことを復習するなど活用の幅はたくさんあります
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